¿Qué incluye la coordinación editorial? ¿Qué hace un coordinador editorial? ¿Para qué sirve?

Preguntas de este estilo suelen formular algunos clientes que desconocen cuáles son las tareas específicas de la coordinación editorial. A veces la confunden con la corrección de estilo y otras con la impresión.

Por tanto, en esta entrada contaré qué labores son parte de la coordinación editorial. También por qué en algunos casos se tarifa dentro de un presupuesto.

La coordinación editorial, como su nombre lo indica, consiste en la coordinar procesos editoriales, en organizarlos.

Es decir, en realizar tareas operativas para planificar, compaginar y controlar todos los procesos y profesionales que intervienen en la producción un libro.

El coordinador editorial es el nexo entre quienes participan en la producción de un libro (entendiendo producción en sentido amplio; donde se incluyen, por ejemplo, distribución y comercialización; producción no solo como sinónimo de fabricación).

Tareas y responsabilidades del coordinador editorialEl coordinador editorial es el punto de referencia entre el autor o autores, los correctores, el diseñador, el maquetador, la imprenta, los distribuidores, etc.

En el caso de las revistas y periódicos, también con fotógrafos, redactores, anunciantes y patrocinadores, entre otros.

Y en edición digital, también con los distribuidores digitales, responsables de plataformas, webmasters, etc. (de ahí la necesidad de remarcar que la producción se entienda en sentido amplio).

Ser el nexo, el punto en común, entre todas las personas se traduce en cientos de correos para leer, contestar y enviar; llamadas telefónicas que hacer y recibir; pensar y analizar cómo cuadrar todos los procesos en tiempo y en forma; y un interesante etcétera que además de maestría requiere conocimiento y tiempo, mucho (y el tiempo es dinero).

Tareas específicas de la coordinación editorial

Las tareas que puede realizar un coordinador editorial dependerán, especialmente, del tipo de publicación. Una publicación ilustrada con varios autores y fotógrafos o ilustradores requerirá más tiempo de trabajo que una novela.

Así y todo, según los servicios contrados, la coordinación editorial es necesaria para que todo el trabajo sea satisfactorio y se realice en el tiempo pactado.

Algunas de las tareas que se realizan en la coordinación editorial —y que yo misma hago cuando coordino un proyecto— son las siguientes:

1. Elaborar el planning

De todos los servicios contratados, o los que hay que hacer,  en un calendario editorial. Y asignar a cada uno de ellos fechas y tiempo de realización. Previamente se habrá hecho una lista con todos los servicios necesarios.

Esto es fundamental para comenzar el trabajo de forma organizada. Para saber cuándo se acabarán todos los procesos y la publicación estará disponible para lanzarla al mercado o publicada.

Suelo incluir este aspecto en el presupuesto para que el cliente sepa de antemano cuánto se puede tardar en producir un libro.

2. Investigar y luego contratar profesionales

Aquellos que se ajustan mejor al trabajo en función de sus características. De este modo, el coordinador deberá indagar sobre cualidades, tarifas y disponibilidad de lectores profesionales, correctores de estilo, correctores ortotipográficos, maquetadores, diseñadores, fotógrafos, infografistas, imprentas, etc.; incluso escritores si la publicación es por encargo.

Si el trabajo versa sobre un libro de economía lo más adecuado es buscar un corrector especializado en este tipo de libros y conocedor de terminología específica de esta ciencia.

Una situación similar puede darse con el maquetador/diseñador. Es posible que en el libro haya cuadros, gráficos y tablas que trabajar en Indesign y un maquetador habituado a componer novelas puede no contar con suficiente habilidad para este tipo de requerimiento.

3. Realizar las contrataciones

De los profesionales antes mencionados tras la evaluación de las propuestas recibidas.

Esto es, avisar a quienes se contrata para confirmar los presupuestos y ponerlos al tanto de procedimientos y fechas del trabajo.

También a quienes no se contrata para dar aviso que se ha seleccionado otra propuesta, por el motivo X.

4. Informar al autor o autor-editor

De los procesos por los que está atravesando el manuscrito en cada momento. Como parte de la coordinación editorial es mantener una comunicación fluida con todos, informar al autor de una obra en qué instancia de producción se encuentra su obra es importante.

Por lo menos para mí lo es, porque de esta forma el autor conoce “la cocina” editorial, participa del producción de su libro y, a su vez, puede controlar los procesos.

Hay autores que prefieren no saber qué se cuece para transformar su obra en libro, impreso o digital. En estos casos, el mismo autor suele pedir que haga lo que yo considere conveniente.

Por ejemplo, la selección del formato de libro para publicar en CreateSpace o mediante una imprenta tradicional.

5. Mediar entre las partes

Cuando haya tensión entre ellas. Hay veces que el trabajo fluye sin inconvenientes, pero otras veces pueden generarse roces; sobre todo entre las distintas personas que participan en la producción del libro. Aquí, el coordinador editorial será quien tenga que amortiguar la situación.

Por ejemplo, hay autores más susceptibles que otros a las correcciones. Puede suceder que a un autor no le termine de convencer una corrección hecha del corrector y se genere cierta tensión debido a esto.

También que haya una diferencia de opinión sobre los colores de la cubierta ente el diseñador y la imprenta. En estos casos será el coordinador quien tenga que apaciguar ánimos y lograr que el trabajo siga adelante.

6. Supervisar el trabajo

De los profesionales contratados. Y, además, corroborar que se está haciendo como se espera, tanto en calidad como en los plazos estipulados. Esto requiere de un conocimiento integral de la edición y publicación de publicaciones.

Muchas veces no se trata de que el trabajo esté bien o mal realizado, sino de tomar decisiones sobre una determinada cuestión. Alguien tiene que decidir con criterio editorial y hacerse responsable, y esto corresponde al coordinador.

Me refiero a cuestiones como estandarizar y armonizar criterios lingüísticos, como utilizar “período” o “periodo” (ambas correctas). O a asuntos más técnicos, como decidir qué versión de InDesign emplear.

Por supuesto, también es tarea del coordinador revisar si se han introducido todas las correcciones de las diferentes pruebas. Al igual que si las indicaciones del autor/editor se han incorporado y también la calidad del trabajo realizado.

7. Realizar tareas sensibles o no contratadas a otro profesional

Habrá tareas que será más factible —porque el tiempo que demandan hacerlas es menor que el tiempo que se emplea en contratar a alguien para que las hagas y darle las directivas— que las realice el propio coordinador editorial. Otras, porque los datos que se manejan son delicados y sensibles.

Por ejemplo, la creación y gestión de una cuenta en distintas plataformas de autopublicación (como Bebookness, Amazon, CreateSpace, etc.) o la evaluación de un contrato editorial.

En el primero de los casos, no solo por el tiempo que demanda realizar este servicio; sino, especialmente, porque se manejan datos personales y bancarios de los clientes. En el segundo, que sí demanda bastante tiempo, exclusivamente por la confidencialidad de los datos.

8. Gestión administrativa

En tanto debe dar seguimiento a facturas y pagos; es decir, solicitar las facturas de los proveedores y enviarlas a administración, además de hacer el seguimiento de esos pagos.

Aunque haya un gestor de por medio que se ocupe de la administración, es necesario siempre poner un ojo en los pagos. Sobre todo para saber si las transferencias se ejecutan tal como las ha pactado el coordinador con el proveedor.

Parte de la coordinación editorial también es realizar ajustes de presupuestos. Pueden surgir problemas durante el transcurrir de alguno de los procesos y volverse necesario reajustar tarifas o presupuestos.

Por ejemplo, el autor finalmente decide que imprimirá 300 ejemplares en lugar de 100 y esto requiere un ajuste del presupuesto de impresión.

O la obra es tan poco comprensible que, al poco de comenzar la corrección de estilo, se llega a la conclusión de que esta necesita reescritura.

Habrá que buscar un profesional para que haga la reescritura o editing de la obra, solicitar nuevos presupuestos, avisar del encarecimiento de la producción, etc.

Coordinación editorial: tareas y responsabilidades

Todo lo anterior considerando un libro, pero si hablamos de una revista, por ejemplo, de una revista moda, la coordinación editorial es todavía más laboriosa. Especialmente en aquellas con artículos de producción propia, ya que, además de los profesionales que realizan los servicios editoriales, el coordinador editorial también debería buscar y contratar la modelo o contactar al entrevistado, a un estilista, un maquillador, vestuarista, locaciones para realizar la puesta en escena, etc.

También en periódicos y revistas el coordinador editorial puede participar en la toma de decisiones sobre el contenido a incluir en la publicación.

Como habrás notado, la coordinación editorial no es una tarea sencilla, aunque sí apasionante (¡para mí lo es!). La coordinación editorial demanda conocimientos y habilidades específicas del sector y también habilidades interpersonales.

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