Antes de lanzarme algún improperio por el título de la entrada, por favor, lee hasta el final.
Luego del post sobre maquetar publicaciones en Word —que despertó opiniones variopintas— decidí meterme nuevamente en el ajo y sacar a relucir la maquetación de documentos o presentaciones en Microsoft PowerPoint.
Ya sé que hablar de “maquetación en PowerPoint” puede generar más de un escozor y hasta resulta pretencioso, pero por practicidad utilizaré esta expresión como sinónimo de “dar formato” o “formatear”, términos que también utilizaré a lo largo de esta entrada.
En algunos ámbitos, como el médico, el científico y el sanitario es imposible escapar de la tiranía del PowerPoint. Las presentaciones de los casos clínicos o resultados de las investigaciones se hacen con este programa y así los quiere el cliente porque en los congresos o seminarios en los que utilizará esas presentaciones le exigen que el archivo sea PowerPoint (ejemplo).
Existen plataformas online específicas que se dedican a elaborar este tipo de presentaciones, como Poster Session Online y Make Signs. Incluso algunas empresas farmacéuticas ofrecen a sus empleados formación en PowerPoint para la confección de póster y las universidades cursos a sus alumnos sobre esta temática.
No haré alusión al contenido de una presentación en PowerPoint ni a la regla 10-20-30, ni si cinco diapositivas son pocas y 30 son muchas.
El contenido del archivo dependerá de varios factores y puede ser un solo slide de 90 x 120 cm, como un póster científico, o una presentación de empresa con 20 diapositivas de 25 x 19 cm. A lo que sí haré referencia es al diseño y a mínimas cuestiones que deben considerarse para realizar cualquier presentación.
1. Establecer una retícula
Como si estuviéramos trabajando en un programa e maquetación, como Adobe InDesign, es necesario fijar una retícula sobre la que se organizarán los elementos (entiéndase por elementos a los cuadros de textos, las imágenes, las tablas, los gráficos, etc.).
PowerPoint posee las herramientas Guías y Cuadrícula para realizar este trabajo.
Las guías y la cuadrícula colaboran en la alineación de los objetos y proporcionan una orientación visual para volcar el contenido y editar el documento con coherencia.
Al establecer la retícula hay que considerar espacios para:
– la cabecera, que en el caso de varias diapositivas se repetirá en todas y cada una;
– el pie o base de la diapositiva;
– los márgenes derecho e izquierdo;
– el cuerpo de la diapositiva: un bloque entero, con columnas, dividido en bloques, etc.
Captura de pantalla de archivo de PowerPoint. El documento se compone de fichas con
estructura similar; se utilizaron guías, y se han aplicado los tips que se mencionan en esta entrada.
2. Criterio cromático
Hay archivo PPS/PPSX o PPT/PPTX que parecen un festival carioca y resultan un atolladero cromático.
Para evitar esto basta con establecer dos o tres colores como máximo, además del negro. Y luego utilizar variantes y gamas de esos colores a lo largo de todo el documento para que las diapositivas mantengan una coherencia cromática.
Ejemplo de póster científico maquetado en PowerPoint, 90 x 120 cm (por cuestiones de confidencialidad todo el contenido ha sido modificado)
3. Selección de tipografías
Utilizar una misma fuente en sus variantes cursivas y negritas, o fuentes de una misma familia, pero no cuatro o cinco tipografías diferentes.
También es aconsejable fijar el tamaño máximo y mínimo del cuerpo de estas tipografías, que dependerá del carácter del archivo PowerPoint (no es lo mismo un cuerpo de tipografía para un póster científico que uno para un diapositiva de tamaño estándar).
4. Jerarquías y estilos de texto
Según la naturaleza del PowerPoint, este puede tener dos o tres títulos diferentes además de los párrafos de texto.
Es necesario establecer jerarquías entre los títulos para que puedan distinguirse visualmente y saber cuál es el principal y cuáles son los secundarios. Y repetir estos estilos de texto con el mismo criterio a lo largo de todas las diapositivas.
Se puede jugar con el cuerpo de la fuente y con colores para implantar estas jerarquías de edición. Lo ideal es establecer un manual de estilo para todo el documento.
5. Viñetas
Mismo criterio que el punto anterior. Si en un documento de PowerPoint nos encontramos con cuatro o cinco tipos de viñetas, lo más probable es que no sepamos cuál está subordinada a otra y perdamos el hilo discursivo de lo que dice el documento.
Por tanto, también es un requisito deseable establecer jerarquías entre las diferentes viñetas o bullets que utilizamos.
6. Medidas de objetos
Sean gráficos, tablas o imágenes es apropiado instaurar medidas estándares para estos objetos. Por ejemplo, tantos centímetros de alto o tantos de ancho, según se haya definido la retícula, y en relación a los elementos que hay que colocar en el archivo.
Delimitar medidas para estos recursos hará que el PowerPoint se comprenda mejor y posea un orden visual. No es aconsejable colocar un gráfico enorme en una diapositiva y una tabla pequeña en otro.
Si la tabla es muy grande podrá ajustarse el tamaño de la misma para que pueda leerse el interior.
Estos tips, a modo de sugerencias, no pretenden ser una norma, sino recomendaciones para elaborar un PowerPoint armónico a la vista y a los contenidos. Que cuando alguien abra un archivo PPTX o PPSX que has hecho no se asuste y cierre el programa, sino que invite a seguir navegando por las diapositivas.
Haz clic en el enlace para visualizar un ejemplo de maquetación en Power Point.
Y, para finalizar, os cuento una anécdota de una experiencia sobre maquetación en PowerPoint: un cliente me pidió una presentación y lo convencí que podía hacerla en PDF porque con Acrobat Reader podría hacerla correr igual que si estuviera hecha en PowerPoint.
Vio que efectivamente el resultado era el mismo y accedió. Contentísima con poder hacerlo en InDesign y luego exportarlo a PDF, así lo hice.
¡Vaya chasco me llevé cuando al poco tiempo me pidió el PowerPoint de su presentación! Necesitaba usarla en un seminario y sólo aceptaban este formato de archivo.
Terminé haciendo la presentación en PowerPoint aunque aproveché bastante de los trabajado en el archivo InDesign 🙂
super útil, Mari. Gracias!Susi Filippa
Simplemente admirable. ¡Qué paciencia!
Tus artículos son siempre interesantes,
Hasta pronto!
Bernat
Sorprendente, arriesgado y… qué paciencia!
Como siempre, leerte es interesante
Hasta pronto!
Bernat
¡Gracias Bernat!
Gracias por compartir, una vez más.
Claudia
Estoy muy de acuerdo contigo, hay que conseguir que todos los documentos, sean en el formato que sean, guarden un mínimo de corrección en su maquetación. En Power Point también se deben respetar las normas generales, como equilibrar texto e imagen, respetar tamaños, no abusar de tipografías y colores, usar títulos y subtítulos con coherencia,…
El problema es que Power Point se usa más para el lucimiento que para la transmisión de información, de ahí la tendencia a colocar grandes y extravagantes fotos o chistes en vez de construir diapositivas ordenadas y bien maquetadas.
Personalmente, prefiero hacer las presentaciones en PDF, ya que me permite introducir más texto y así puedo huir de esa tendencia a los mensajes telegráficos a la que te obliga el poco espacio de la diapositiva Power Point.
Sí Joaquín, considerando que puedes utilizar cualquier documento como presentación a través de un PDF, yo también prefiero este método. Lo generas en un programa que te resulte conocido o amigable y luego lo exportas o guardas como PDF y listo.
Muchas gracias por visitar el blog y comentar ¡Feliz verano!
Mariana,
muy útil todo lo que comentas.
Quería comentarte algo. Me dedico a desarrollar cursos e-Learning. Desde hace tiempo llevo comprobando que cada vez los tiempos que me exigen los clientes son menores. Entonces no paro de pensar en qué hacer para reducirlos (el time-to-market que dicen los americanos).
Me gustaría preguntarte si conoces algún programa o sistema que tenga un repositorio de plantillas para ir utilizando a medida que vas desarrollando el curso, puesto que suelo aplicar el mismo molde según esté distribuida la información en el storyboard que hago en PowerPoint.
Gracias por tu tiempo.
Un saludo,
Ramón González
Hola Ramón,
no he desarrollado nada para e-learning, ni maquetado, con lo cual no puedo ayudarte porque no sé cómo funciona 🙁
¿Programas como EasyProf, Articulate, Elearning Maker, Elearning Animgallery, eXelearning, etc. no ofrecen plantillas o archivos bases con los cuales trabajar?
¡Lamento no poder ayudarte! Buen fin de semana 🙂
Hola Mariana, seguramente ya lo conocerás, pero yo acabo de descubrir PDF Rider.
Me ha parecido muy práctico, ya que permite unir varios PDF en uno, quitar o añadir páginas, poner contraseñas y alguna cosilla más. Incluso puedes hacer que un PDF de 200 páginas se transforme en 200 PDF, de una página cada uno.
¿Es una buena ayuda para el trabajo diario, lo recomendarías?
Joaquín Cassinello
Hola Joaquín, siempre he usado el Adobe Acrobat Professional para editar y trabajar PDFs, pero es un programa de pago, así que cualquier programa open source o libre de pago (que son cosas diferentes)es bienvenido.
He ingresado a la página web que me indicas y aprecio que se pueden realizar muchas acciones como en el de Adobe.
En este enlace que copio a continuación se sugieren más programas como el que comentas, y también puede resultar útiles: PDF Editing & Creation: 40+ Opensource/Free alternatives to Adobe Acrobat.
Es cuestión de probar qué programa se adapta más a las necesidades de cada trabajo y cuál te resulta más práctico e intuitivo ¿no?
¡Buen comienzo de semana!
¡Muchas gracias Mariana!Siempre aprendo de ti…
Hola, Mariana:
Acabo de teclear «cómo maquetar en Powerpoint» en Google y me he llevado una grata sorpresa al ver que la primerísima opción ofrecida por el buscador era este interesante y útil post tuyo. ¡Gracias!
¡Espero te sirva el post, Rosa! Un abrazo.