¿Te has detenido a pensar si vale la pena que las publicaciones internas continúen siendo impresas?
Gracias a las nuevas tecnologías, muchas de las publicaciones que antes eran impresas han migrado hacia una versión digital u online.
Unas y otras versiones pueden coexistir, con las mismas funciones y objetivos: fidelizar al empleado y alimentar el canal de comunicación.
Plataforma online para la Revista Idea, el house organ de Santander Rio, desarrollado por Happy Together contenidos.
La inmediatez propia de las nuevas tecnologías ha contribuido a que las publicaciones internas digitales colaboren en:
- Agilizar la comunicación
- Obtener mayor feedback
- Reforzar la comunicación offline
- Promover la participación activa
- Diversificar e integrar contenidos
- Ahorrar costes de impresión
Sin embargo, no siempre la versión digital es más efectiva y práctica que una publicación impresa. Como escribí en una entrada anterior sobre publicaciones corporativas internas, la elección por una publicación impresa o por una digital dependerá de las características de la compañía.
También de la cantidad de empleados que posea, la distribución geográfica de las oficinas o fábricas y del acceso a las herramientas tecnológicas que los empleados tienen.
Por ejemplo, si el trabajo que se realiza está en dependencia constante con un ordenador y se dispone de él durante la jornada de trabajo, un medio de comunicación impreso será menos efectivo que uno digital, como ser una newsletter o un boletín en un PDF interactivo, un portal interno, la revista online o un blog corporativo.
Sin embargo, las publicaciones impresas resultarán más cómodas para aquellos trabajadores que se encuentran en una cadena de producción o montaje y no disponen de un ordenador exclusivo para su uso.
De allí que las compañías deban evaluar cuál es el canal más apropiado y cuáles las herramientas más idóneas para los diferentes departamentos de su organización, considerando la posición en la que se encuentran los empleados y qué disponibilidad tiene ellos.
Imaginemos dos casos
Caso 1
Tu puesto de trabajo y las tareas que realizas dependen, de una u otra forma, de un ordenador; es decir, no puedes prescindir de él para trabajar y lo tienes a mano durante toda la jornada.
Situación 1: la empresa donde trabajas piensa realizar cursos de formación en distinta áreas para sus empleados a partir del año próximo. Recibes la revista impresa donde hay una encuesta sobre qué cursos te interesaría hacer. Para contestar la encuesta tienes que recortarla, rellenarla y entregarla a tu supervisor o depositarla en algún lugar destinado a ello.
Situación 2: recibes la revista interna de la empresa en tu mail, que incluye una invitación a participar en la misma encuesta sobre los cursos de formación. Allí hay un enlace para responder la encuesta. Haces clic una vez, dos tres, los que hagan falta, y has completado la encuesta.
¿Cuánto tiempo te llevaría hacer una u otra cosa? ¿Con qué acción te sentirías más cómodo? Seguramente con la última situación, por la agilidad de poder responder en el momento, sin intermediarios y sin necesidad de hacer más que unos cuantos clics.
Caso 2
Ahora tu puesto de trabajo se encuentra en la cadena de montaje de un producto o en el transporte de mercancías.
Mismas Situación 1 y Situación 2 descritas anteriormente.
Sin más, ¿qué sería más apropiado para este tipo de trabajo, una publicación impresa u una online? Sin duda, una publicación impresa. Por un lado, por la imposibilidad de tener un ordenador a mano y poder dedicar tiempo a leer la revista y a participar activamente a través de ella. Por otro, porque la publicación impresa puedes llevarla a tu hogar.
Y con esta acción se consigue otra de las funciones de las publicaciones internas: la inclusión de la familia del trabajador en la estrategia de comunicación de la organización. Porque la comunicación interna de una empresa debe incluir también el entorno más cercano del trabajador, a su familia. Y aunque éste es el círculo social relacionado más directamente con el trabajador, también deben considerarse sus círculos de amigos y conocidos.
La situación ideal
La mejor de las situaciones sería contar con la misma publicación en las dos versiones, una digital y otra impresa. Ésta sería la situación más conveniente, aunque requiere destinar más recursos para lograrlo y no todas las empresas están dispuestas a ello.
Por tanto, y considerando este handicap, las compañías deben evaluar concienzudamente cuál es el mejor canal para llegar a sus colaboradores.
Una alternativa sería utilizar una newsletter o un boletín como soporte de la publicación impresa. Allí podrían incluirse secciones o apartados de la revista que estimulen a un feedback más inmediato, como la participación en encuestas y concursos.
Un excelente ejemplo de coexistencia y retroalimentación entre versiones de una misma publicación es Hora Punta, la revista de Transports Metropolitans de Barcelona. Nació en 1990 como publicación interna y en 2008 pasa a ser también externa.
Desde hace dos años, la versión digital de Hora Punta —disponible en Flash y PDF— amplía y complementa los contenidos de la edición impresa, incorporando aplicaciones multimedia, como audios, vídeos, carruseles de fotos, y enlaces a documentos y páginas web.
La empresa donde trabajas ¿distribuye alguna publicación interna entre los empleados? ¿De qué tipo, es impresa o digital? ¿Y tú cuál prefieres?
Muy interesante el articulo.
En donde trabajo envían boletines electrónicos mensuales en pdf.
Ahora, te comento algo que pensaba mientras leía. Para algunas publicaciones internas relacionadas con la ISO 9000 (que se usa sobretodo en la industria) como ser formularios y planillas, que luego deben ser completados por empleados, o los manuales de procedimientos, en los que se lleva un estricto control de copias, a quien se entrega y que versión, creo que es difícil de establecer una versión digital de los mismos, ya que necesitaría todo un sistema informático de soporte. Pero para las demas aplicaciones, las versiones digitales funcionan perfecto.
Muchas gracias por tu comentario Pablo.
Creo que el PDF es una de las herramientas más utilizadas ahora, porque el archivo original se puede realizar en prácticamente cualquier programa y exportarlo como PDF y luego añadirle cierta interactividad.
Primero, porque quien hacía antes la versión impresa puede seguir haciéndolo, la diferencia es que ahora en lugar de enviar a la impresora o a la imprenta lo transforma en PDF. Segundo, porque no hay que destinar recursos para generar una nueva publicación en otro soporte o canal, como ser una intranet. Defiendo el uso del PDF porque sigue siendo un modo versátil de enviar publicaciones y documentos, además de muchas otras posibilidades que ofrece.
Tienes razón sobre lo de ISO 9000, y supongo que con el tiempo se irá informatizando también la aplicación de esta norma y de otras también, porque naturalmente todo evoluciona a la informatización y digitalización (piensa, por ejemplo, en la cantidad de trámites que ahora se hacen online -incluso no de otra forma- y antes ni imaginábamos que pudiera ser así).
Otro factor que influye en la migración hacia lo digital es la cultura: hay culturas más dispuestas y otras más renuentes a esta adaptación. Y pienso, por ejemplo, en la presentación de los Presupuestos Generales del Estado en España y Alemania. Este año, la Ministra de Economía y Hacienda de España apareció enseñando un USB que contenía toda la información de los presupuestos. Esto en Alemania aún no se utiliza y los presupuestos son pilas y pilas de papeles que llegan congreso para ser tratados.
También podría decir que el poder económico es otro de los factores para acceder a la digitalización, pero no aplicaría al caso que comenté más arriba, y por ello creo que es más una cuestión cultural que económica, de momento.
Una interesante discusión sobre este tema he planteado en al LinkedIn y puede leerse desde este enlace: http://goo.gl/M9yw8j
No estoy del todo de acuerdo con esta iniciativa. Si no existe un equipo motivado (y aún existiendo) mucho personal no se lo leería.
Para mi lo ideal es una plataforma interna que se pueda comentar a tiempo real y una «charla» al equipo en directo para cerciorarte de que están escuchando.
Nunca hay que perder las buenas costumbres de ir a clase y de aprender.
Muchas gracias por tu comentario Cristina y por aportar tu visión sobre este tema.
En relación a lo que dices, considero que si no existe un equipo motivado en un trabajo, no está dispuesto a leer una publicación impresa ni una digital; si el equipo no está motivado para trabajar menos lo estará para otras cuestiones.
En algunos casos, donde los empleados residen en diferentes países y son miles de personas es imposible realizar un «face-to-face». En estos casos, tanto una versión como otra pueden servir de cohesión.
Este post está orientado a generar un ámbito de discusión sobre el tema de las publicaciones corporativas internas y, quien desee, participe ofreciendo su opinión y/o experiencia, ya que de este modo todos nos enriquecemos y conocemos casos y experiencias diversas.
Te agradezco nuevamente tu participación. ¡Un saludo y buen fin de semana de antemano!
¿No habeis probado los Mapas Mentales?
Sí, José María, yo los uso para clarificar, ordenar y clasificar ideas; sobre papel.
Gracias por tu comentario y buena semana.
Creo que los Mapas Mentales automatizados son el mejor medio posible para Comunicaciones Internas. Puedes realizar comunicaciones muy complejas añadiendo cualquier tipo de fichero (PDF, Word, Excel,imágenes, gráficos,etc.). Puedes entrar texto y estructura de la comunicación y esta es consultable por internet o descargable a PC como un solo fichero. Tambien se puede visualizar con iPhone, iPad, etc.
Tendré que ponerme al día sobre este tema, la verdad es que desconozco cómo funcionan los mapas mentales automatizados…
Saludos,
Muy asertiva la información presentada en este foro. Considero que hoy día, y concuerdo con tu propuesta, es que las empresas deben presentar en ambos formatos, tanto el impreso como en línea, los documentos o memos a sus empleados. La mayoría no tienen la disponibilidad de utilizar una computadora y para que todos estén informados diariamente deben crearlos en los dos tipos.
En mi área de trabajo las publicaciones se distribuyen en ambos formatos. Esto debido a que existen empleados regular, con acceso a computadoras así como a emails provisto por la empresa; pero también existen estudiantes que tienen acceso limitado, y les impide comunicarse electrónicamente.
En mi opinión, prefiero una comunicación electrónica ya que tengo mayor accesibilidad a una computadora o internet, además de que me facilita realizar los trabajos a mayor brevedad.
Gracias Tattianna por comentar tu experiencia con este tipo de publicaciones. Saludos.
En la compañía donde trabajo estamos evaluando lanzar la versión on line. Queremos hacerlo con una aplicación para celulares para que los empleados puedan leer la revista en su tiempo libre. Conocés alguna aplicación que pueda servirnos?
Muchas gracias!
La verdad es que no sabría decirte un nombre. En Internet encuentras muchas empresas que ofrecen aplicaciones estándares que se pueden personalizar, de estilo de Ohlalapps o Mobincube. Tal vez cogiendo una de estas aplicaciones como base sea más sencillo que desarrollar una desde cero. ¡Saludos!
Para elaborar revistas internas o boletines informativos se necesita algún tramite legal?
No, porque es una comunicación «hacia adentro»; solo hay que estar en consonancia con las directrices de la empresa.