Cuando se reciben archivos para maquetar estos ficheros suelen estar hechos por el autor en programas como Word, Excel o PowerPoint.

Estos tres programas son los más populares y utilizados por la mayoría de las autores y es habitual recibir ficheros generados en estos programas.

Trabajar con tablas no presenta mayores inconvenientes ya que:

  • pueden vincularse desde Word a InDesign;
  • importar el archivo y colocarlo en InDesign;
  • incluso copiar del archivo original y pegar en InDesign.

Lee esta entrada para saber cuál es el mejor modo. Y luego aplica los estilos de párrafo —y de tablas y celdas— para unificar el criterio de edición.

El inconveniente lo presentan los gráficos que provienen de estos programas, ya que los gráficos de Excel, o estos mismos gráficos colocados en Word, no pueden vincularse directamente a una maqueta hecha en InDesign.

Por otro lado, no siempre el autor utiliza criterios unificados para generar estos gráficos; como ser los colores o rellenos utilizados, el tipo de gráfico, la tipografía y el cuerpo de la misma en todas las figuras, el grosor de las líneas, etc.

Por tanto, es necesario editar los elementos para que todos cumplan un criterio editorial y gráfico preestablecido a lo largo de toda la publicación.

Me he encontrado con esta cuestión en varias publicaciones con las que trabajé. Incluso en libros maquetados en Word, trabajar con los gráficos directamente desde Excel o vinculados a este programa no solo es engorroso, sino que a veces se torna insufrible.

Entonces, ¿cómo editar y transformar estos gráficos de Excel en archivos que puedan colocarse en InDesign? En este post explico una forma de trabajar con gráficos en InDesign.

Una solución plausible es “pasar” estos gráficos por algunos programas para transformarlos luego en archivos de formato .eps.(*)

Fácil y rápido no es, pero esta alternativa existe y eso es lo importante. A saber:

1. El gráfico original está hecho en Excel.
2. Este gráfico se lleva a Word y se convierte en objeto.
3. Se transforma este archivo en Word en uno con formato .pdf.
4. Ase abre el archivo PDF en Adobe Illustrator.
5. Se edita el gráfico en Illustrator y se guarda como .eps.
6. Se coloca este nuevo fichero en InDesign, como cualquier otro archivo vinculado.

Arriba he incluido la mayor cantidad de “pasos” que conozco y que he tenido que hacer para transformar un archivo, aunque en algunos casos se podrá prescindir de alguno de ellos (y ¡ojalá así sea siempre!).

Por ejemplo, si el gráfico ya se recibe en Word y está convertido en objeto se omiten los pasos 1 y 2.

Pasos para la transformación de los archivos originales en .eps

A continuación desgloso el devenir de la transformación de los archivos originales en .eps para observar el proceso paso a paso:

1. Se reciben los archivos originales generados por el autor y, entre ellos, nos encontramos con varios gráficos hechos en Excel (que, a su vez, pueden estar colocados en Word también, vinculados o no).

Estos gráficos son los que se deben editar de acuerdo a las normas editoriales del libro para luego llevarlos a la maqueta en InDesign.

Graáico en Excel que se debe colocar en Indesign

 

2. Este mismo gráfico que se recibe en Excel lo colocamos en Word y lo transformamos en objeto para que luego podamos editarlo en Illustrator.

Este es un paso importante, ya que si no se convierte el gráfico en objeto, al momento de exportar el archivo Word como PDF el gráfico será registrado como una imagen y no como un objeto editable a posteriori.

Gráfico de Excel colocado en Word

 

3. Convertimos el archivo Word en uno con formato PDF. Según la versión de Word, se obtiene el PDF exportando el fichero original, haciendo un Guardar como PDF o imprimiendo en PDF.

Gráfico de Excel colocado en Word

 

4 y 5. Abrimos el archivo PDF en Illustrator y ahí lo editamos según los criterios editoriales que se han establecido para la publicación donde irá inserto el gráfico.

Veremos que en el archivo ahora hay cuadros de texto, objetos y demás elementos susceptibles de edición.

También hallaremos elementos que no sirven o que están duplicados —que se han generado en la transformación de los archivos— y debemos eliminar.

Una vez corregidos el color, el grosor de las líneas, la tipografía y su cuerpo, etc., de acuerdo a los criterios editoriales del libro, se guarda el archivo con formato .eps.

Gráfico de Excel, luego de pasar por Word, colocado en Illustrator

 

Gráfico de Excel colocado en Illustrator para su edición

 

6. Y, finalmente, el último paso consiste en colocar el archivo .eps en el documento de InDesign.

Colocación del nuevo gráfico de Illustrator en Indesign

 

Gráfico de Illustrator en Indesign

 

Vista de la maquetación del gráfico de Excel luego de pasar por Word e Illustrator, en Indesign

 

Sin dudas, existen otros atajos y modos de resolver cuestiones de esta índole con los gráficos y el formato de los archivos originales. Si conoces alguna otra forma, por favor, coméntala y así sumamos conocimiento entre todos.


(*) El archivo puede guardarse con otros tipos de formatos compatibles con InDesign.