¿Te has detenido a pensar si vale la pena que las publicaciones internas continúen siendo impresas?

Gracias a las nuevas tecnologías, muchas de las publicaciones que antes eran impresas han migrado hacia una versión digital u online.

Unas y otras versiones pueden coexistir, con las mismas funciones y objetivos: fidelizar al empleado y alimentar el canal de comunicación.

Plataforma online para la Revista Idea

Plataforma online para la Revista Idea, el house organ de Santander Rio, desarrollado por Happy Together contenidos.

La inmediatez propia de las nuevas tecnologías ha contribuido a que las publicaciones internas digitales colaboren en:

  • Agilizar la comunicación
  • Obtener mayor feedback
  • Reforzar la comunicación offline
  • Promover la participación activa
  • Diversificar e integrar contenidos
  • Ahorrar costes de impresión

Sin embargo, no siempre la versión digital es más efectiva y práctica que una publicación impresa. Como escribí en una entrada anterior sobre publicaciones corporativas internas, la elección por una publicación impresa o por una digital dependerá de las características de la compañía.

También de la cantidad de empleados que posea, la distribución geográfica de las oficinas o fábricas y del acceso a las herramientas tecnológicas que los empleados tienen.

Por ejemplo, si el trabajo que se realiza está en dependencia constante con un ordenador y se dispone de él durante la jornada de trabajo, un medio de comunicación impreso será menos efectivo que uno digital, como ser una newsletter o un boletín en un PDF interactivo, un portal interno, la revista online o un blog corporativo.

Sin embargo, las publicaciones impresas resultarán más cómodas para aquellos trabajadores que se encuentran en una cadena de producción o montaje y no disponen de un ordenador exclusivo para su uso.

De allí que las compañías deban evaluar cuál es el canal más apropiado y cuáles las herramientas más idóneas para los diferentes departamentos de su organización, considerando la posición en la que se encuentran los empleados y qué disponibilidad tiene ellos.

Imaginemos dos casos

Caso 1

Tu puesto de trabajo y las tareas que realizas dependen, de una u otra forma, de un ordenador; es decir, no puedes prescindir de él para trabajar y lo tienes a mano durante toda la jornada.

Situación 1: la empresa donde trabajas piensa realizar cursos de formación en distinta áreas para sus empleados a partir del año próximo. Recibes la revista impresa donde hay una encuesta sobre qué cursos te interesaría hacer. Para contestar la encuesta tienes que recortarla, rellenarla y entregarla a tu supervisor o depositarla en algún lugar destinado a ello.

Situación 2: recibes la revista interna de la empresa en tu mail, que incluye una invitación a participar en la misma encuesta sobre los cursos de formación. Allí hay un enlace para responder la encuesta. Haces clic una vez, dos tres, los que hagan falta, y has completado la encuesta.

¿Cuánto tiempo te llevaría hacer una u otra cosa? ¿Con qué acción te sentirías más cómodo? Seguramente con la última situación, por la agilidad de poder responder en el momento, sin intermediarios y sin necesidad de hacer más que unos cuantos clics.

Caso 2

Ahora tu puesto de trabajo se encuentra en la cadena de montaje de un producto o en el transporte de mercancías.

Mismas Situación 1 y Situación 2 descritas anteriormente.

Sin más, ¿qué sería más apropiado para este tipo de trabajo, una publicación impresa u una online? Sin duda, una publicación impresa. Por un lado, por la imposibilidad de tener un ordenador a mano y poder dedicar tiempo a leer la revista y a participar activamente a través de ella. Por otro, porque la publicación impresa puedes llevarla a tu hogar.

Y con esta acción se consigue otra de las funciones de las publicaciones internas: la inclusión de la familia del trabajador en la estrategia de comunicación de la organización. Porque la comunicación interna de una empresa debe incluir también el entorno más cercano del trabajador, a su familia. Y aunque éste es el círculo social relacionado más directamente con el trabajador, también deben considerarse sus círculos de amigos y conocidos.

La situación ideal

La mejor de las situaciones sería contar con la misma publicación en las dos versiones, una digital y otra impresa. Ésta sería la situación más conveniente, aunque requiere destinar más recursos para lograrlo y no todas las empresas están dispuestas a ello.

Por tanto, y considerando este handicap, las compañías deben evaluar concienzudamente cuál es el mejor canal para llegar a sus colaboradores.

Revista Hora Punta de TMBUna alternativa sería utilizar una newsletter o un boletín como soporte de la publicación impresa. Allí podrían incluirse secciones o apartados de la revista que estimulen a un feedback más inmediato, como la participación en encuestas y concursos.

Un excelente ejemplo de coexistencia y retroalimentación entre versiones de una misma publicación es Hora Punta, la revista de Transports Metropolitans de Barcelona. Nació en 1990 como publicación interna y en 2008 pasa a ser también externa.

Desde hace dos años, la versión digital de Hora Punta —disponible en Flash y PDF— amplía y complementa los contenidos de la edición impresa, incorporando aplicaciones multimedia, como audios, vídeos, carruseles de fotos, y enlaces a documentos y páginas web.

La empresa donde trabajas ¿distribuye alguna publicación interna entre los empleados? ¿De qué tipo, es impresa o digital? ¿Y tú cuál prefieres?