Un problema al colocar texto de Word en Indesign

Mariana Eguaras noviembre 12, 2018 @ 12:14PM

Por el 25 Ene, 2012 | 41 comments

 

A raíz de una entrada sobre un problema a la hora de importar textos de Word a InDesign en el blog Perasalvino, de Javier Pérez, he recordado un caso similar que me ocurrió no hace mucho, y aquí os lo cuento.

Estaba maquetando una publicación con conciertos en Barcelona. Allí encontré que al colocar un archivo de Word en InDesign el texto aparecía cortado y no había modo de visualizar el resto del contenido.

Incluso si extendía y creaba más cuadros de texto las letras no asomaban.

 

Texto cortado que no permite visualizar el resto del contenido

 

Corroboré que esta situación no se debía a un salto de párrafo o de columna. Entonces, decidí investigar en el archivo de Word.

Allí fui a la línea donde el texto se cortaba en InDesign y encontré que “un espacio no era un espacio”. ¿?

En Word, si se aplica la herramienta Mostrar u ocultar caracteres (ocultos), los espacios están representados por un punto (·).

Los espacios, en la frase en cuestión, en lugar de tener un puntito aparecían con un círculo (º).

Este símbolo es muy similar al espacio de no separación,que no genera problema alguno cuando se coloca un texto de Word en InDesign; sino que cumple su función: no separar los caracteres que están unidos por este espacio.

 

Mostrar u ocultar caracteres en Word

 

Y la pregunta, obvia: ¿cómo fue a parar ese “raro” espacio al texto?

Respuesta: era una frase copiada desde una página web. Y, aunque se aplicó es estilo Borrar formato en Word, el espacio mantenía esta característica que luego dificultó la maquetación en InDesign.

Por tanto, es muy importante, además de útil para el maquetador, “limpiar” los archivos originales antes de importarlos a InDesign. Es vital hacer una pre-edición de los contenidos.

Esto facilita que no se arrastren códigos o caracteres extraños; también que se eviten saltos de página o saltos de párrafos forzados no deseados, solo por citar algunos ejemplos.

Además, si en Word están bien aplicados los estilos de párrafos y de carácter, estos pueden reutilizarse en la maquetación en InDesign.

Y, para terminar, acabé el trabajo sin problemas y el texto en InDesign quedó así:

 Texto maquetado sin problemas el texto en Indesign

 

    41 comentarios

  1. Al igual que en word, InDesign tiene la opción de mostrar caracteres ocultos (cmnd + opt + i). Y hago la "limpieza" del texto directamente en InDesign sin problema alguno. También me he dado cuenta que los "ocultos" que dan problemas con el alineado, justificado, salto de columna, salto de página, etc. son cuatro o cinco solamente; una vez que los conozcan y utilizando el Encontrar/Remplazar (cmnd + F) la tarea se hace rutinaria, pero garantiza un trabajo fluido con textos.

    artubal

    27 enero, 2012

    • Muchas gracias por tu comentario Arturo. Efectivamente, "limpiar" texto en Indesign también es una opción y muy recomendable si lo que hay que hacer es, por ejemplo, buscar estilo de carácter o de párrafo, caracteres especiales, etc., ya que la función de buscar y reemplazar en Indesign tiene muchas opciones y permite un juego importante a la hora de editar.

      Mariana Eguaras

      28 enero, 2012

  2. Yo tengo un problema me pasa exactamente lo mismo pero solo que a mi ni si quiera me avisa de que falta texto ni nada es como si desde una frase del Word no existiera para el ID, además tampoco hay ningún código extraño ni nada, simplemente se corta. He probado a quitar el texto del word y ponerlo en un documento nuevo y el ID ni si quiera parece coger el documento, osea que para el programa el doc no existe. Estoy desesperada! No sé qué hacer. ¿Tenéis alguna solución? No puedo avanzar en mi trabajo por culpa de esto!! 🙁

    Mertxe

    1 agosto, 2013

    • Hola Mertxe, algunas alternativas que se me ocurren:

      1. Fíjate en qué punto del texto, en el ID, comienza el problema y localízalo en el Word.
      2. Activa en Word "Mostrar las marcas de párrafo y otros símbolos de formato oculto" y fíjate en ese mismo punto qué aparece en Word. Y también unas líneas hacia arriba y hacia abajo, para asegurarte que el problema no esté más arriba o abajo de ese párrafo y por ello lo oculte en ID.
      3. Si encuentras algún símbolo "extraño" reflejado a simple vista en un espacio, cópialo y pégalo en buscar para reemplazarlo por espacio (normal, hecho con la barra espaciadora) y aplícalo a todo el documento (por si aparece en otro lado).

      Prueba hacer esto mismo en el ID una vez que hayas colocado el texto.

      Otras posibles soluciones en caso de no aparecer ningún símbolo extraño oculto:
      - Si no usas estilos en Word que importarás desde ID: copia todo el texto y llévalo al Bloc de Notas o similar, así “se limpia”.
      - Si usas estilos en Word que importarás desde ID: copia el párrafo que te da problemas, lo llevas al Bloc de Notas y luego lo vuelves a pegar en el Word. Se limpiará sólo ese párrafo y podrás mantener los estilos en Word para utilizarlos en ID.

      Una última posibilidad:
      -Guarda el archivo con otro formato que no sea .DOC, por ejemplo, .RT que no quitará el formato de los estilos. Y prueba de guardar el archivo Word en una versión más antigua. Hay que probar todo lo que se ocurra, por las dudas 

      Espero lo puedas resolver y te agradeceré que luego dejes un mensaje contando qué alternativa te funcionó (si funcionó alguna, ¡claro!) así cualquier otra persona que llegue aquí tenga más información.

      ¡Gracias por visitar mi blog!

      Mariana Eguaras

      1 agosto, 2013

  3. Mi problema es que al pasar el texto de Word a indesign los párrafos no tiene espacio entre palabras... Ejemplo: "Losniñosyniñasensuetapainicialsiempreestablecenunsistemadecomunicaciónverbalynoverbalpararelacionarseconsusparesdeestamaneracuandoempiezanlaetapaescolaraprendendiferentesmediosdecomunicarsepormediodelabecedarioydeestaformaaprendenacomprenderlalecturadeimágenescomenzandoaproducirtextos." AYUDA 😀 Gracias

    Jenn

    2 abril, 2015

    • Nunca me ha pasado eso. Habría que observar el texto en Word, con la herramienta Mostrar todo, para ver si oculta algo y luego hacer lo mismo en Indesign.

      Mariana Eguaras

      2 abril, 2015

    • Hola Jenn, a mi me ha ocurrido lo mismo y he descubierto el error... la clave está en validar las correciones gramaticales y ortográficas en word y revisar que coincide con el idioma.

      Saludos,

      Juan

      12 septiembre, 2017

  4. al pasar texto de Word a indesign, me hace el doble de espacio entre párrafos, y se trata de un libro con mas de 2000 párrafos!!!! como lo soluciono automáticamente?
    en Word aparece perfecto. incluso probe darle a todo el libro en Word espacio entre párrafos SINGLE y nada! cuando lo coloco en id me lo trae con 2 ENTER entre párrafo y párrafo!!
    alguien sabe como solucionarlo???
    GRACIAS MIL!!!

    sure

    9 octubre, 2016

    • Cuando colocas un texto de Word en Indesign no se agregan "cosas", así que doble enter no habrá en Indesign si no lo tienes en Word. Automáticamente puede que se solucione transformando el estilo de Word en el de Indesign y luego modificar este para obtener lo que quieres. ¿Estás utilizando estilos en Indesign? ¿Los párrafos están alineados a la cuadrícula base?

      Si quieres eliminar dos enter es tan fácil como buscar dos marcas de párrafo (^p^p) y reemplazar por una (^p).

      Mariana Eguaras

      10 octubre, 2016

  5. Hola Mariana, estoy trabajando un documento en Indesign y a la hora de pegar texto del Word, es te se bloquea en el segundo pliego es decir páginas 4-5, no hay manera de copiarlo, moverlo reducirlo, nada. ¿tienes alguna idea de por pueda ser??

    Juan Luis Gargurevich

    18 marzo, 2017

    • Hola, Juan. ¿Pegar o colocar el texto en Word? Son procedimientos distintos que pueden influir en la forma en que el texto se asienta en Indesign. Tendría que ver qué puede ser lo que pasa, porque no me doy cuenta a qué te refieres con bloqueo... ¿Se "bloquea" el texto o la caja de texto? ¿Has revisado el texto en Word con los caracteres ocultos a la vista? La caja de texto y el texto se puede desbloquear (si está desbloqueado) con Ctrol+Alt+L (Objeto > desbloquear todo en pliego), pero me temo que no es esto lo que planteas porque tienes que bloquearlo tú de antemano (solo no se hace).

      Mariana Eguaras

      20 marzo, 2017

  6. Una consulta...escribo una oración en indesign y no me permite darle enter para escribir en otra linea. Que puede ser?? Muchas gracias!

    Vik

    24 abril, 2017

  7. Hola,
    al colocar texto a indesign desde word me aparecen unas linease en indesign junto al texto como si estuviera subrayado con linea gruesa y fina alternativamente. Me podeis ayudar?

    ana

    12 julio, 2017

    • Podría ser que, efectivamente, aparezca subrayado. Entonces seleccionas todo el texto con CTRL+A y haces clic en el símbolo de letra subrayado para que desaparezcan las líneas. De todos modos, una vez que apliques estilos de párrafo deberían irse.

      Mariana Eguaras

      12 julio, 2017

  8. Hola: Tengo el problema de que cuando quiero pedir un texto de Microsotf Word desde Indesign me sale un cartel que dice: "Cannot place this file. No filter found for request this operation".
    Cómo puedo solucionarlo? Muchas gracias!!!

    Gabriel Alberto De Biase

    10 septiembre, 2017

    • Hola, Gabriel. Asegúrate que el nombre del archivo Word no tenga tildes ni caracteres como la cedilla (ç), ya que a veces dan errores. También prueba a guaradra el archivo como RTF y prueba a colocarlo en InDesign. Saludos.

      Mariana Eguaras

      10 septiembre, 2017

  9. Hola Mariana ,
    mi problema es que una vez insertado el documento word en ID no me deja incluir el número de página en la página maestra. Cuando voy a Texto>Insertar carácter especial>Marcadores> la opción siguiente <> no aparece en negrita y por lo tanto no puedo activarla. Sabes qué es lo que estoy haciendo mal?

    Muchas gracias

    Kena Marí Llano

    5 octubre, 2017

    • Hola, Kena:
      ¿Haces un cuadro de texto y sitúas el cursor dentro antes de querer insertar el marcador? Esto siempre en la página maestra. Luego, el texto lo colocas en las páginas del documento, ¿verdad?

      Mariana Eguaras

      5 octubre, 2017

  10. Si Mariana, así lo he hecho. Hoy he vuelto a repetir la operación y finalmente he conseguido insertarlo.
    Otra duda que se me presenta, es que el documento Word importado a ID es muy largo y en unas páginas, tiene líneas que tal vez provienen de un salto de sección, etc. del documento original (Word). Entonces, quiero "limpiarlo", tal y como recomiendas, antes de insertarlo, pero no se cómo se hace.
    Muchas gracias por la ayuda.

    Kena Marí Llano

    6 octubre, 2017

    • Tendrás que trabajar el documento en Word, con Mostrar todo para que veas donde hay saltos de página, sección, etc. Según lo que quieras hacer, busca "formatear documento Word" en Google para ver las diferentes opciones para "limpiar" un .DOC.

      Mariana Eguaras

      6 octubre, 2017

  11. Ok. Voy a probar. Muchísimas gracias por tu tiempo.
    Saludos

    Kena Marí Llano

    6 octubre, 2017

  12. Hola Mariana! Primero felicitaciones por tu blog!! Veo que has ayudado a muchas personas. No tengo mucha esperanza pero te escribo.

    Estoy trabajando en word con un texto en latín y elegí una tipografía Pfeffer Simpelgotisch. El tema está que en el word, el texto me aparece perfecto! pero en el Indesign me cambia las S!!! la única S que pone bien son las S final. Después me pone un caracter parecido pero raro.
    En word me aparece perfecto.

    Rarísimo. Me está haciendo perder mucho tiempo!

    Agradezco cualquier idea!!

    Mil gracias!!

    Lujan Baudino

    29 diciembre, 2017

    • Hola, Luján:

      Efectivamente, hace eso que dices. Cualquier s que aparezca seguida de otro carácter se transforma en una especie de "f sin palito". Es decir, el carácter Unicode 0073 se reemplaza por el Unicode 017F.

      Fíjate que si esa "f sin palito" le aplicas versalitas tu problema se soluciona. Por otro lado, la s final de cualquier prácticamente no cambia si también le aplicas versalitas. Entonces, una solución rápida a tu caso es usar el comando Buscar/Cambiar: busca todas las s y reemplazarlas por s con versalitas (esto lo configuras en Más opciones > Cambiar formato, de Buscar/Cambiar).

      Otra solución es buscar una fuente parecida que no te dé estos problemas.

      Saludos.

      Mariana Eguaras

      29 diciembre, 2017

  13. A mi lo que me pasa es que cuando un documento de InDesing en otro documento de InDesing (incluso habiendo copiado todos los estilos de parrafo y caracter), TODOS los textos me salen justificados hacia el lado contrario. No entiendo que pasa, y no se como solucionar ese problema!

    Raquel

    15 agosto, 2018

    • Dices "lo que me pasa es que cuando (¿qué?) un documento de InDesing en otro documento de InDesing" y no sé qué quieres preguntar. Así y todo, fíjate que no esté activado algún estilo de carácter. Asegúrate de que al poner texto de un documento en otro en este último esté tildado [Ninguno] en la paleta de estilo de carácter. También puede ser que esté activado un idioma con escritura de derecha a izquierda o alguna función para para árabe y hebreo.

      Mariana Eguaras

      15 agosto, 2018

      • "cuando copio texto de un documento de indesing a otro" Eso quise decir. Y si esta activado las funciones para arabe o hebreo, como lo desactivo y lo coloco en default? o en español pero en todo el documento??

        Raquel

        15 agosto, 2018

        • Fíjate que en comentario anterior puse un enlace sobre las funciones para árabe y hebreo: lee las instrucciones para entender cómo funciona. Seguramente haya que ver otras funciones. Hay que ir probando hasta dar con aquello que hace que el texto se ubique a la derecha. Sin ver el archivo no puedo adivinar. Te doy ideas para que tú te fijes y pruebes para saber qué puede ser.

          Mariana Eguaras

          15 agosto, 2018

  14. Hola,

    Al colocar un texto de un word a InDesing se coloca sólo una parte. Todo el texto que está en una caja anclada en el wrod desaparece cuando se coloca en InDesing. ¿Sabéis cómo puedo hacer para que se importe todo automáticamente? Está la opción de copy&paste pero hay muchas cajitas y va a ser eterno...

    Gracias

    Cristina

    14 diciembre, 2018

    • Por lo general, los cuadros de texto de Word se colocan tal cual en InDesign. Es decir, un cuadro de texto de Word se coloca en InDesign como un cuadro de texto y en el mismo lugar; se ve mal, pero se coloca y anclado en el mismo lugar que se le dio en Word (acabo de probarlo y lo corroboro). De todas formas, lo mejor es hacer una pre-edición de formato en Word y luego colocar el archivo en InDesign. Cuanto más elementos sueltos y agregados al texto haya en Word más descuajeringado se colocará el texto en InDesign.

      Saludos.

      Mariana Eguaras

      14 diciembre, 2018

  15. Hola Mariana,

    He experimentado una situación atípica en InDesign últimamente y no he encontrado cómo resolverla. Al querer digitar caracteres para reemplazar algunos ya existentes dentro del párrafo (caja de texto), en proceso de corrección, el cambio se efectúa sólo la segunda vez que oprimo la tecla, no responde la orden a la primera vez.
    ¿Será que involuntariamente apliqué un comando que genera esa restricción?

    Saludos

    César Augusto Franco

    26 junio, 2019

    • Hola, César. No me ha pasado esto que comentas, pero sí otras cosas (como visualizar la mitad de las letras con símbolos) y puede que se deba a una inestabilidad del programa o a las fuentes. Prueba de actualizar o reinstalar, a ver qué sucede y nos cuentas. Siento no ser de más ayuda. Saludo.

      Mariana Eguaras

      26 junio, 2019

  16. Hola! Yo puedo colocar el texto, se me copia todo "CASI" igual. Me pasa que la mayoría del tiempo me respeta la tipografía pero de vez en cuando encuentro frases con otra tipografía, por ejemplo me cambia de ARIAL a CALIBRI, siendo que en texto de Work esa frase aparece con ARIAL. Se entiende? Sabes a que se debe o como puedo solucionarlo?

    Debora

    16 julio, 2019

    • Seguramente se debe a que en Word, aunque se vea con Arial, el párrafo tiene un estilo aplicado que no está configurado con esa fuente, sino con Calibri.

      Cuando colocas el texto de Word en InDesign es para componerlo, para maquetarlo, y es en InDesign donde tienes que aplicar los estilos de párrafos con los cuales quiere que el texto quede bien maquetado. Si quieres que el texto quede igual que en Word no tiene sentido pasarlo a InDesign...

      Una solución, aunque chapucera, es seleccionar todo el texto y poner Arial como fuente. La solución más adecuada, en cualquiera de los dos programas, es usar los estilos de párrafo.

      Mariana Eguaras

      16 julio, 2019

  17. Hola!
    Mi problema es que cuando intento colocar un documento de word a indesign, la última parte del word se desplaza automáticamente al comienzo del documento de ID. Incluso probé a tipear directamente en indesgn los últimos párrafos que no quedaban bien, pero hay un punto en que de todos modos hace el salto y se traslada a la primera página después de la portada, quedando el texto muy desordendo.
    Rarísimo. Alguna idea de qué podría ser? Muchas gracias !

    Juan J

    4 septiembre, 2019

    • Es raro esto que comentas; al menos no me ha pasado. Parecería que las cajas de texto del final se vinculan de algún modo con las inicio del documento... ¿Tienes cajas de textos vinculadas en las páginas maestras? ¿Y activado el reflujo de texto, en Preferencias? Y fíjate qué están tildadas las ventanitas que siguen de esto. Prueba trasteando con estas cosas y nos cuentas 🙂 Saludos.

      Mariana Eguaras

      4 septiembre, 2019

      • Si, está activada la opción de reflujo de texto en las preferencias, acabo de chequear. Lo de las cajas de texto vinculadas en las páginas maestras lo estaba viendo recién, no lo había considerado. Solo habia puesto el número de páginas con insertar carácter especial. Lo hare y veré como me va.
        Muchas gracias!
        Juan José J.

        José Juan

        4 septiembre, 2019

  18. Hasta donde yo se a ese espacio se le llama "espacio duro" y sirve para no separar dos trozos de texto, como los número cuando pasan de los diez mil y lo escribes con número (10 000), el caso es que si quieres escribirlo en tus documentos debes usar la combinación de teclas [ALT]+[255]; lo que también puede ayudarte a reemplazar todos estos espacios duros por espacios normales, solo vas a la opción "reemplazar" de la pestaña "inicio" y donde pone "buscar" colocas el cursor y haces la combinación de teclas [ALT]+[255] y donde pone "reemplazar con" haces un clic con la barra espaciadora (pones un espacio) y le das "reemplazar todos".
    Con eso ya no deberías encontrar tal rareza en todo tu documento.

    Dany

    12 octubre, 2019

    • Es la solución a saco, pero te cargas el trabajo del corrector, por lo que es mejor revisar por qué suceden estas cosas. En este caso fue porque el texto se extrajo de Internet.

      En InDesign se llama espacio de no separación cuya función es, justamente, no separar dos grupos de caracteres.

      El ejemplo que citas del diez mil no lleva un espacio de no separación, sino espacio fino, que Word no tiene pero sí InDesign.

      Mariana Eguaras

      12 octubre, 2019

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