Cómo crear varios índices de tablas y figuras en InDesign en un mismo archivo

Mariana Eguaras mayo 9, 2020 @ 3:54PM

Por el 23 Abr, 2020 | 6 comments

Los índices son una parte esencial de cualquier libro. Por ello, en esta entrada explico cómo generar diferentes índices de tablas y figuras en InDesign.

Es decir, no abordo la creación de índices alfabéticos, onomásticos, analíticos, geográficos, cronológicos, etc.

Aquí me centro en explicar cómo hacer listas de tablas, cuadros, gráficos y cualquier otro elemento gráfico.

Los términos índice, sumario, tabla de contenido, tabla de ilustraciones, índices de tablas y similares crean confusión. Y por eso considero relevante aclararlo de entrada.

Gran parte de esta barahúnda se debe a que los programas informáticos que usamos habitualmente para trabajar han empleado traducciones literales del inglés para referirse a determinadas funciones incluidas en ellos.

Con el fin de que el cliente entienda de lo que le hablamos, muchas veces usamos los términos empleados en los software aunque no sea lo más acertado desde la perspectiva editorial.

Así y todo, es menester destacar que el objetivo de un índice es clasificar y organizar diferentes tipos de contenidos.

Independientemente del nombre que se les dé, los índices son una herramienta útil para listar palabras, frases, expresiones y elementos gráficos, además de facilitar su ubicación en el libro.

El DRAE define al índice como una “lista ordenada de los capítulos, artículos, materias, voces, etc.” contenidos en un libro u otra publicación “con indicación del lugar donde aparecen”.

Todos los libros cuentan con algún tipo de índice; a excepción de alguna novela, cuyos capítulos comienzan solo con un número, o de un libro de poemas sin títulos.

En las publicaciones complejas la inclusión de estas listas es imprescindible para que el lector encuentre una determinada información.

Tipos de índices o listas de diversos contenidos de un libro

Los índices son un requisito indispensable en la edición científica, la técnica, la académica y la institucional.

Y muchas veces son una condición esencial para la redacción de un artículo o capítulo como para un libro entero.

Prácticamente en todas las tesis es obligatorio incluir índices de diferentes elementos gráficos y también textuales.

En mayor o menor cantidad y en relación con el tipo de publicación, podemos encontrar listas o índices de:

  • abreviaturas
  • símbolos
  • cuadros
  • figuras
  • fórmulas
  • ilustraciones
  • planos
  • siglas y acrónimos
  • tablas
  • gráficos
  • esquemas
  • fotografías
  • bocetos
  • mapas

Estos índices se ubican al principio o al final de libro, incluso puede que algunos al inicio y otros al final.

La ubicación de estas partes del libro queda supeditada a la decisión del editor o autor-editor.

Este situará los índices según la tipología de libro, su fin principal y el público objetivo lector donde corresponda.

La tabla de contenido o índice general

La tabla de contenido es un índice de contenido, también denominado sumario, índice general o simplemente índice del libro.

Esta tabla lista los diferentes niveles de títulos que tiene un libro o un documento. Y lo hará siempre que se hayan usado correctamente los estilos de párrafos.

En palabras de Martínez de Sousa, es una “lista ordenada de los títulos de las partes, capítulos títulos y subtítulos en que la obra se ha dividido, con su página correspondiente”.

En un libro digital, las líneas de este índice de contenido tienen un enlace y no llevan números; imposible hacerlo, ya que un ebook líquido no tiene páginas.

Con esta misma función es con la que se crean los índices de tablas y figuras en InDesign.

Es decir, con la función Tabla de contenido que está en Maquetación, en el menú superior de InDesign.

No se hace con la pestaña Índice, ya que esta está reservada a los índices analíticos, geográficos, temáticos, toponímicos, etc.

En este sentido, InDesign comparte la funcionalidad de Word. En este programa es el comando Tabla de ilustraciones en Referencias de la cinta de opciones la encargada de hacer este trabajo.

Acciones para generar varios índices de tablas y figuras en InDesign en un mismo documento

La siguiente imagen corresponde a un documento que creé y que contiene los ejemplos que ilustran esta entrada. Puedes descargarlo y trastear con él para hacer el ejercicio y experimentar.

Cómo crear varios índices de tablas y figuras en InDesign - Documento de InDesign

En este ejercicio, con la función tabla de contenido (TDC) generé tres tipos de índice: uno de título, otro de tablas y un tercero de figuras.

Son tablas y figuras, pero perfectamente pueden ser cuadros e ilustraciones, o gráficos y fotografías.

Es decir, se pueden crear tantos índices de elementos gráficos como se necesiten para una publicación; y se hace en un mismo documento o libro de InDesign.

(Denomino a las tablas como elementos gráficos aunque contengan texto, sobre todo, aquí, para diferenciarlas de otros listados textuales, como el de siglas, acrónimos, etc., que discurren por otros carriles).

Y esta es una gran diferencia con los listados generados con la pestaña Índice, porque InDesign solo permite la creación de uno y solo uno de estos tipos de índice.

Fase 1. Aplicar estilos a los párrafos

Para configurar índices de tablas y figuras en InDesign, insisto, son imprescindibles los estilos de párrafo.

Ya no se trata de mi manía respecto a su uso: si no los aplicas no podrás generar los índices; así de simple y concreto.

Por tanto, la primera acción es aplicar los estilos correspondientes a cada título, subtítulo, título de las tablas, a los de las figura, etc.

En el ejemplo, además, los estilos de párrafo de tablas y figuras se anidan con uno de carácter.

Cómo crear varios índices de tablas y figuras en InDesign - Aplicar estilos a los párrafos

Fase 2. Definir los estilos de la TDC

Cómo crear varios índices de tablas y figuras en InDesign - Definir los estilos de la TDC

Hay que establecer los estilos de párrafo para cada nivel de título y, a la vez, para cada título de tabla y de figura.

En el ejemplo, Sumario 1 y Sumario 2, son estilos hechos para ser aplicados en el índice de contenido.

Y Sumario tablas y figuras para ser aplicado en los índices de tablas y figuras.

De esta manera, se determina el formato cada uno de los índices que queremos crear.

Fase 3. Crear estilos de TDC

Por defecto, el índice que se crea en INDD es el de contenido.

Para poder generar varios índices o listados es necesario, a su vez, definir y guardar estilos de TDC.

Por tanto, hay que crear uno para tablas y otro para figuras. Si además hubiera fórmulas, habría que crear otro estilo de TDC para fórmulas. Y así con los demás elementos gráficos y se desean incluir índices de ellos en el libro.

Para crear un estilo de TDC para tablas de debe:

Paso 1. Ir a Maquetación Estilos de tabla de contenido para que se abra la ventana donde configurar el estilo.

Allí veremos que ya existe una, con el nombre [Por defecto], que es la del sumario de temas del libro.

Cómo crear varios índices de tablas y figuras en InDesign - Crear estilos de TDC

He aquí dos opciones: clicar en Editar o en Nuevo (a la derecha). En cualquiera de los dos casos se abrirá una nueva ventana para configurar el sumario.

Si clicas en Editar puedes pasar directamente al paso 3, pero sugiero que hagas el ejercicio de optar por Nuevo; porque la clave de generar varios listados está, justamente, en esta acción 🙂 .

Haz clic en Nuevo y verás que en Estilo de TDC aparece “Estilo de TDC 1”.

Paso 2. Cambia el nombre por uno que te ayude a recordar qué índice es; como uno similar al que opté en el ejemplo: Sumario general. Aplícale un estilo de párrafo al título del sumario.

Paso 3. Añadir los estilos de títulos que se quieren incluir en el sumario general del libro; en este caso Título en nivel 1 y Título 1 en nivel 2.

Paso 4. Asignar el estilo de párrafo que preconfiguramos a cada título. En el ejemplo, el Sumario 1 es la entrada para Título y Sumario 2 para Título 1.

Cómo crear varios índices de tablas y figuras en InDesign - Crear estilos de TDC

Paso 5. Hacer clic en OK. Y con esto ya está configurado el índice para el sumario.

Exactamente lo mismo se hace para crear índices de tablas y figuras; siempre usando el paso 2 de la fase 3, haciendo clic en Nuevo.

Es decir, hay que crear un nuevo estilo de TDC para el índice de tablas y otro para el de figuras. Y así se llega al paso final de esta fase.

Paso 6. Crear los estilos de TDC para los índices de tablas y figuras en InDesign.

Siguiendo el ejemplo y como se ve en la siguiente imagen, se crearon los estilos de TDC Índice figuras e Índice tablas.

Con este procedimiento se configuran todos los estilos de TDC que necesitemos; uno para cada tipo de índices que necesitemos incluir en nuestro libro.

Cómo crear varios índices de tablas y figuras en InDesign - Crear estilos de TDC

Una alternativa es configurar primero la tabla de contenido que queramos, clicar en Guardar el estilo y ponerle un nombre.

Fase 4. Colocar los índices en el libro

La fase final consiste en situar los índices en las páginas que se haya decidido hacerlo. Para ello hay que:

Paso 1. Ir a Maquetación → Tabla de contenido (se abrirá una ventana).

Paso 2. Seleccionar el estilo de TCD que vamos a incluir en el libro y hacer clic en OK.

Cómo crear varios índices de tablas y figuras en InDesign - Colocar los índices en el libro

Paso 3. Colocar el recuadro de texto con el índice en la página correspondiente.

Paso 4. Repetir los tres pasos anteriores con los otros dos índices.

Cómo crear varios índices de tablas y figuras en InDesign - Colocar los índices en el libro

Si necesitas actualizar los índices solo tienes que poner el cursor en el interior o seleccionar la caja de texto e ir a Maquetación → Actualizar tabla de contenido.

Deseo que esta explicación te haya resultado útil. Para descargar el archivo InDesign usado en el ejemplo haz clic aquí.

    6 comentarios

  1. Hola María,
    Llegué a tu blog de casualidad, pero me ha gustado tanto que se va a mis «feeds» personales. Sólo un comentario, ¿sabes que todo esto de hacer índices y ajustarlos es sencillísimo usando el sistema Latex de composición de textos? Es el estándar para la edición de trabajos científicos. Yo lo uso a diario porque soy físico, y es maravilloso por lo que te puedes despreocupar para obtener un resultado altamente profesional.

    Gonzalo Rodríguez Prieto

    14 julio, 2020

    • Hola, Gonzalo:

      Me alegro que te guste mi blog y que vaya a tu lector de feed. 🙂

      Sí, sé que con LateX el cuidado tipográfico el muy alto y tiene funcionalidades estupendas para la edición de publicaciones. De hecho, hay entradas en las que se lo nombra y el PDF de "Historia de la edición digital" ha sido obtenido desde LateX.

      Mi problema es que no sé usarlo y, por otro lado, en el sector editorial es un gran desconocido, no así en el académico. Hasta ahora no he conocido editorial que emplee este lenguaje para componer libros...

      Gracias por tu comentario y visita. Saludos.

      Mariana Eguaras

      14 julio, 2020

  2. Hola Mariana.
    Entiendo que una tabla de contenido se ocupa, básicamente, de "informar" sobre la ubicación de cada una de las veces donde hemos utilizado un estilo de párrafo.
    Entonces para hacer una TDC para fotos, tablas o cualquier gráfico ¿deben tener estos elementos estilo de párrafo? por lo que ¿sólo se puede hacer si van colocados entre el texto?
    Gracias de antemano por tu atención.
    Aparte (contestes o no) mis más sinceras felicitaciones por tu trabajo, me alegro mucho cada vez que recibo una notificación tuya.
    Un abrazo, cargado de esperanza.
    Juan.

    Juan

    21 agosto, 2020

    • Hola, Juan:
      A ver si entiendo lo que preguntas y te lo aclaro que no sé si lo comprendo bien.
      Sí, una TDC da información sobre la ubicación del contenido en una publicación o documento y para elaborarla necesitas de un estilo de párrafo —uno específico que hayas creado para tal fin—.
      Si quieres hacer una TDC de fotos, tendrás que asignarle un estilo al texto que acompañe a la foto, pero no a la foto en sí, porque luego tendrías un índice compuesto por imágenes una detrás de otra.
      Por ejemplo, las fotografías tendrán algún epígrafe o bien (y sería lo ideal) una categorización, como, por ejemplo, Imagen 1. Xxxx...; así con las tablas: Tabla 1. Xxxx..., etc. Estos textos serán los que salgan listados en las respectivas TDC.
      gracias por tus lindas palabras y espero haberte ayudado (si no sigue preguntándome 😀 ). Saludos.

      Mariana Eguaras

      21 agosto, 2020

  3. Buenos días Mariana:

    Tengo un problema con la maquetación de un índice de contenido. No consigo que me genere la sangría de los diferentes niveles. Aunque marco el nivel correspondiente a cada sección, y queda reflejado en el panel de tabla de contenido, lo deja alineado a la izquierda todo al mismo nivel. Buscando soluciones en la web he topado con tu blog. Creo que tu podrías ayudarme a resolver este enigma ya que no doy con la solución.

    Un cordial saludo:
    Salomé.

    • Hola, Salomé:
      Lo primero que se me ocurre es preguntarte si has creado un estilo para el nivel 1 de la TOC, otro para el nivel 2, etc. Si es así, es en estos estilos donde deberías ajustar la sangría que quieres que se vea en el índice de contenidos; por lo general los títulos de nivel 2 van más entrados, otro poco más los del 3, y así si hubiera más niveles. Entiendo que lo que quieres hacer es un índice como el que se visualiza aquí; si estoy en lo cierto es lo que acabo de comentar.
      Por otro lado, y si no se soluciona, revisa que no haya algo que interfiera y ese algo puede ser algún estilo de carácter, alineación, algún atributo del cuadro del texto, etc.
      Saludos.

      Mariana Eguaras

      23 septiembre, 2020

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