Las tareas de edición son variadas, cuantiosas y tienen diversa complejidad. Una tan sencilla como buscar y resaltar palabras en Word puede resultarnos de extrema utilidad.

Por tanto, esta entrada tiene las características de un tutorial, de explicación paso a paso.

Me centro en la búsqueda de formatos de texto, no de palabras o párrafos específicos.

Es decir, en este artículo explico cómo hallar fragmentos que tienen una determinada características o varias y destacarlos.

Cada profesional de la edición le encontrará un uso particular y concreto a este recurso.

Algunos le sacarán partido en la edición del contenido, otros en la corrección y en la traducción. También es útil en la composición y, sobre todo, en la de libros complejos.

Siempre es útil cuando se trabaja en coediciones editoriales, a la hora de remaquetar contenidos y aplicar estilos de carácter.

Qué podemos buscar y resaltar en un documento

La cantidad es bastante importante, ya que se pueden combinar búsquedas y ejecutar todas las que necesitemos.

El comando clave para esto es el conocido Buscar y reemplazar de Word.

Esto no solo se ciñe a las características de las fuentes; también lo hace con las de párrafo y estilo, y todas estas pueden combinarse.

Algunas de las facilidades que obtenemos de buscar y resaltar palabras en Word en la edición las menciono a continuación.

Las variantes de una letra

La búsqueda e identificación de cursivas es la más habitual debido a su aparición reiterada en los textos.

Estos se escriben en redonda y la siguiente variante más empleada es la cursiva. Le siguen la negrita y la negrita cursiva.

La redonda es la letra base y la que muchas tipografías denominan como Regular o Normal.

Le sigue en importancia, por su uso, la cursiva y, por ello, la identificación de esta variante de una fuente en Buscar y reemplazar de Word es la más usual.

Por ejemplo, en las novelas raramente encontramos negrita y negrita cursiva en el texto; sin embargo, sí hay varias palabras e incluso frases y párrafos en cursiva.

Otras opciones de fuentes

Aunque la versalita no sea muy empleada en novelas y cuentos, si se menciona algún siglo estarán presentes.

Por tanto, también se pueden buscar palabras en versalita y resaltarlas. Y lo mismo sucede con palabras escritas con todas las letras en caja alta o mayúscula.

La versalita es común encontrarla en libros con bibliografía, aplicada a los nombre de los autores; también en obras dramáticas y comedias para listar personajes y reparto.

Hallar palabras escritas con todas sus letras en mayúscula es infrecuente. Así y todo, pueden aparecer en Word para que sean mostradas como versalita en la composición.

Es cierto que esta es una característica que puede hacerse automáticamente con GREP dentro del estilo de párrafo.

Incluso así, su resalte en Word será oportuno para hacer el cotejo entre el original y su puesta en página.

Identificación de estilos

Si en Word se trabaja con estilos de párrafo, también pueden buscarse las frases que contengan un estilo y resaltarlo.

Supongamos que queremos tener a golpe de vista los párrafos que corresponden a una cita. Si a todas las citas se les aplicó el mismo estilo encontrarlas está a golpe de unos pocos clics.

Lo mismo vale para cualquier otro estilo de párrafo e incluso de carácter. Eso sí: siempre es indispensable el correcto uso de estilos o el comando no tendrá parámetro alguno para ejecutar la búsqueda.

Textos diferentes al principal

En algunas novelas es posible encontrar párrafos entrados o a bando y con letra más pequeña.

Si no se usó un estilo de párrafo para estos textos pueden realizarse búsquedas que incluyan estas características.

Así, se hace una búsqueda de un bloque de texto que tenga X puntos de espaciado anterior y posterior y se resalta.

O bien se busca uno con X sangría antes del texto y se resalta o cambia en color de la letra para su rápida identificación.

También vale para buscar textos con un cuerpo X de fuente o bien con una tipografía diferente.

La posición de los caracteres

Además de reconocer superíndices y subíndices, también localiza textos que se encuentren en posición elevada o bajada.

Para ello ir a la pestaña Fuente > Avanzado > Posición.

Cómo efectuar las búsquedas y resaltar los textos

Usaré como ejemplo el de la búsqueda y destaque de cursivas, por ser el más usado.

Empleo la herramienta Color de resaltado de texto de Word, pero también puede usarse Color de fuente si se prefiere.

De forma reiterada repito las palabras buscar y reemplazar porque así las usa el programa y puede resultar lioso.

No te preocupes: si sigues los pasos te darás cuenta cómo funciona y rápidamente sabrás qué hacer y cómo hacerlo.

1. Abrir el comando Buscar y reemplazar

Lo encuentras en la cinta de opciones en Edición > Reemplazar. O aprietas simultáneamente las teclas Ctrl + L y se abre la ventana correspondiente.

A continuación, haz clic en el botón Más >> (abajo a la izquierda) para que se desplieguen las Opciones de búsqueda.

2. Configurar la búsqueda

Sitúa el cursor en el cuadro Buscar (primera línea).

No escribas nada y asegúrate de que tampoco haya espacios: el cuadro de escritura debe estar vacío.

Ve al final de la pestaña y donde dice Reemplazar haz clic en Formato y selecciona Fuente.

3. Elegir el formato

Se abrirá la ventana Buscar fuente. Allí selecciona «Cursiva» en Estilo de Fuente.

Asegúrate de que no has activado alguna otra característica por error. Esto lo sabrás si debajo del cuadro aparece el texto «Fuente: Cursiva» y nada más.

Ahora ve a Reemplazar con: y pon el cursor en el cuadro. Repite la operación anterior. También debe aparecer solo «Fuente: Cursiva» debajo del cuadro.

Luego ve una vez más a Formato y haz clic en Resaltar, la última opción.

Veremos que debajo del cuadro se lee «Fuente: Cursiva, Resaltar».

4. Ejecutar el reemplazo

Clica en el botón Reemplazar todo y, ¡voilà ! Todos los caracteres que estén en cursivas quedarán resaltados con el color que tengamos por defecto o aquel que hayamos seleccionado.

En la siguiente imagen se ven más opciones ejecutadas de buscar y resaltar palabras en Word.

Con Color de resaltado del texto aparecen negritas en magenta, versalitas en celeste y los superíndices en rojo.

También ejecuté un cambio de Color de fuente en los textos del estilo de párrafo Nota al pie (en morado), para que puedas apreciar mejor las posibilidades que ofrece este comando del procesador de textos.

Para eliminar los formato de búsqueda y reemplazo de los cuadros solo tienes que hacer clic en Sin formato.

Algunas utilidades de buscar y resaltar palabras en Word

Según el tipo de publicación y el flujo de trabajo, no siempre se puede colocar un texto en InDesign. Algunas veces hay que copiarlo de Word y pegarlo en InDesign.

Para algunos libros que se publican en coedición con editoriales extranjeras resulta más ágil y rápido este método.

Al menos yo voy más rápido copiando de Word, pegando en InDesign y aplicando estilos que si tengo que colocar el texto en InDesign, copiar y pegar los fragmentos de texto en las cajas que corresponden y luego aplicar estilos.

En este caso, para aplicar estilos de carácter en InDesign tener resaltadas las cursivas en Word ayuda enormemente. De hecho, aprendí este sistema justamente para hacer esta tarea.

Buscar y resaltar palabras en Word es muy práctico para efectuar cualquier tipo de cotejo.

Por ejemplo, para garantizar que en un libro sobre biología todos los nombres científicos de las plantas y los animales aparecen en cursiva.

Para asegurarse que la versalita se emplea en los siglos y los números romanos no están escritos en mayúscula.

Si así se ha determinado, el uso de versalitas en las siglas y acrónimos. Incluso en los encabezados de tablas o cuadros, si los hay, y en subtítulos.

Otra aplicación práctica donde sacar partido a esta característica es el cotejo y revisión de traducciones.

Una vez efectuada la traducción de un original este requiere de una corrección en el idioma de destino; para ello, el revisor o corrector necesita hacer un cotejo que se facilita con el resalte de determinadas palabras.

Ayudas extras

Para finalizar, buscar y resaltar palabras en Word nos socorre a la hora de:

• unificar criterios de aplicación de cursiva, negrita, etc.;
• poner color solo a los números o a caracteres especiales;
• localizar párrafos con marcos;
• destacar saltos y marcas específicas, y
• distinguir guiones opcionales y de no separación, entre otros.

Este tipo de búsqueda y otras más complejas, con resultados espectaculares, también puede hacer en Adobe InDesign.