Antes de lanzarme algún improperio por el título de la entrada, por favor, lee hasta el final.

Luego del post sobre maquetar publicaciones en Word —que despertó opiniones variopintas— decidí meterme nuevamente en el ajo y sacar a relucir la maquetación de documentos o presentaciones en Microsoft PowerPoint.

Ya sé que hablar de “maquetación en PowerPoint” puede generar más de un escozor y hasta resulta pretencioso, pero por practicidad utilizaré esta expresión como sinónimo de “dar formato” o “formatear”, términos que también utilizaré a lo largo de esta entrada.

En algunos ámbitos, como el médico, el científico y el sanitario es imposible escapar de la tiranía del PowerPoint. Las presentaciones de los casos clínicos o resultados de las investigaciones se hacen con este programa y así los quiere el cliente porque en los congresos o seminarios en los que utilizará esas presentaciones le exigen que el archivo sea PowerPoint (ejemplo).

Existen plataformas online específicas que se dedican a elaborar este tipo de presentaciones, como Poster Session Online y Make Signs. Incluso algunas empresas farmacéuticas ofrecen a sus empleados formación en PowerPoint para la confección de póster y las universidades cursos a sus alumnos sobre esta temática.

No haré alusión al contenido de una presentación en PowerPoint ni a la regla 10-20-30, ni si cinco diapositivas son pocas y 30 son muchas.

El contenido del archivo dependerá de varios factores y puede ser un solo slide de 90 x 120 cm, como un póster científico, o una presentación de empresa con 20 diapositivas de 25 x 19 cm. A lo que sí haré referencia es al diseño y a mínimas cuestiones que deben considerarse para realizar cualquier presentación.

1. Establecer una retícula

Como si estuviéramos trabajando en un programa e maquetación, como Adobe InDesign, es necesario fijar una retícula sobre la que se organizarán los elementos (entiéndase por elementos a los cuadros de textos, las imágenes, las tablas, los gráficos, etc.).

PowerPoint posee las herramientas Guías y Cuadrícula para realizar este trabajo.

Las guías y la cuadrícula colaboran en la alineación de los objetos y proporcionan una orientación visual para volcar el contenido y editar el documento con coherencia.

Al establecer la retícula hay que considerar espacios para:
– la cabecera, que en el caso de varias diapositivas se repetirá en todas y cada una;
– el pie o base de la diapositiva;
– los márgenes derecho e izquierdo;
– el cuerpo de la diapositiva: un bloque entero, con columnas, dividido en bloques, etc.

Ejemplo de maquetación en PowerPoint

Captura de pantalla de archivo de PowerPoint. El documento se compone de fichas con
estructura similar; se utilizaron guías, y se han aplicado los tips que se mencionan en esta entrada.

2. Criterio cromático

Hay archivo PPS/PPSX o PPT/PPTX que parecen un festival carioca y resultan un atolladero cromático.

Para evitar esto basta con establecer dos o tres colores como máximo, además del negro. Y luego utilizar variantes y gamas de esos colores a lo largo de todo el documento para que las diapositivas mantengan una coherencia cromática.

Ejemplo de póster científico maquetado en PowerPoint

Ejemplo de póster científico maquetado en PowerPoint, 90 x 120 cm (por cuestiones de confidencialidad todo el contenido ha sido modificado)

3. Selección de tipografías

Utilizar una misma fuente en sus variantes cursivas y negritas, o fuentes de una misma familia, pero no cuatro o cinco tipografías diferentes.

También es aconsejable fijar el tamaño máximo y mínimo del cuerpo de estas tipografías, que dependerá del carácter del archivo PowerPoint (no es lo mismo un cuerpo de tipografía para un póster científico que uno para un diapositiva de tamaño estándar).

4. Jerarquías y estilos de texto

Según la naturaleza del PowerPoint, este puede tener dos o tres títulos diferentes además de los párrafos de texto.

Es necesario establecer jerarquías entre los títulos para que puedan distinguirse visualmente y saber cuál es el principal y cuáles son los secundarios. Y repetir estos estilos de texto con el mismo criterio a lo largo de todas las diapositivas.

Se puede jugar con el cuerpo de la fuente y con colores para implantar estas jerarquías de edición. Lo ideal es establecer un manual de estilo para todo el documento.

5. Viñetas

Mismo criterio que el punto anterior. Si en un documento de PowerPoint nos encontramos con cuatro o cinco tipos de viñetas, lo más probable es que no sepamos cuál está subordinada a otra y perdamos el hilo discursivo de lo que dice el documento.

Por tanto, también es un requisito deseable establecer jerarquías entre las diferentes viñetas o bullets que utilizamos.

6. Medidas de objetos

Sean gráficos, tablas o imágenes es apropiado instaurar medidas estándares para estos objetos. Por ejemplo, tantos centímetros de alto o tantos de ancho, según se haya definido la retícula, y en relación a los elementos que hay que colocar en el archivo.

Delimitar medidas para estos recursos hará que el PowerPoint se comprenda mejor y posea un orden visual. No es aconsejable colocar un gráfico enorme en una diapositiva y una tabla pequeña en otro.

Si la tabla es muy grande podrá ajustarse el tamaño de la misma para que pueda leerse el interior.

 

Estos tips, a modo de sugerencias, no pretenden ser una norma, sino recomendaciones para elaborar un PowerPoint armónico a la vista y a los contenidos. Que cuando alguien abra un archivo PPTX o PPSX que has hecho no se asuste y cierre el programa, sino que invite a seguir navegando por las diapositivas.

Haz clic en el enlace para visualizar un ejemplo de maquetación en Power Point.

Y, para finalizar, os cuento una anécdota de una experiencia sobre maquetación en PowerPoint: un cliente me pidió una presentación y lo convencí que podía hacerla en PDF porque con Acrobat Reader podría hacerla correr igual que si estuviera hecha en PowerPoint.

Vio que efectivamente el resultado era el mismo y accedió. Contentísima con poder hacerlo en InDesign y luego exportarlo a PDF, así lo hice.

¡Vaya chasco me llevé cuando al poco tiempo me pidió el PowerPoint de su presentación! Necesitaba usarla en un seminario y sólo aceptaban este formato de archivo.

Terminé haciendo la presentación en PowerPoint aunque aproveché bastante de los trabajado en el archivo InDesign 🙂