Sí, aunque suene raro, parezca descabellado o creas haber perdido la cabeza, también se maquetan publicaciones en Word.

Y no se trata de publicaciones que solo contienen texto de corrido, como novelas o libros de poesías; sino también de documentos con gráficos, tablas, imágenes e incluso fórmulas.

Pero ¿por qué maquetar publicaciones en Word cuando existen programas de software específicos para maquetar, como Adobe InDesign o QuarkPress?

¿Por qué lidiar con un procesador de textos cuando InDesign nos ofrece una multiplicidad de herramientas que mejoran el proceso de maquetación?

La respuesta que puedo brindar a estas preguntas —respuesta basada en la experiencia— es una. Según el proceso de edición de todo el libro Word resulta ser el programa más conveniente para maquetar publicaciones en Word. O formatearlas si se prefiere esta expresión.

Para llegar a esto, es necesario comprender el proceso de edición de toda publicación desde el principio. Analizar desde cuando el autor escribe el manuscrito hasta cuando los archivos van a la imprenta; o cuando están listos para convertirse en PDF.

En el medio de estos extremos se realizan diversas acciones. Estas van desde las actualizaciones constantes de contenido; la inclusión de correcciones; la adaptación de todo el manuscrito original al estilo editorial de la universidad ola casa editora; incluso de la colección de la que forma parte el libro.

Para ilustrar la afirmación que he hecho, comentaré algunos casos con los que me encontré; casos que hicieron que me decida por Word como programa para maquetar libros y el cliente también lo considere oportuno.

Ejemplos de maquetación de publicaciones en Word

Caso 1

Ejemplo de una publicación maquetada en Word, con unas 100 páginas similares, que incluye gráficos y tablas con información "caliente" (por contener datos sensibles no se incluye información verídica)

Ejemplo de una publicación maquetada en Word, con unas 100 páginas similares, que incluye gráficos y tablas con información “caliente” (por contener datos sensibles no se incluye información verídica).

En algunos sectores, como el económico, el científico y el de la investigación, muchas de las publicaciones y los documentos que se generan incorporan gráficos y/o tablas, la mayoría generadas Excel.

Los economistas, analistas económicos e investigadores trabajan a diario con Word y Excel(*); el primero para redactar sus textos y el segundo para generar tablas y gráficos resultantes de las informaciones volcadas en los documentos.

Excel, también de la familia Office, posee mejor complementariedad con Word que con InDesign. Si bien Indesign permite el vínculo directo de tablas de Excel no sucede así con los gráficos que se generan desde este programa.

Además, las tablas no mantienen el formato de Excel y la vinculación no es del todo automática, sino que hay que trabajar la tabla vinculada en InDesign para que quede bien.

En cambio, si se coloca esta tabla de Excel en Word no habrá que preocuparse por el formato; porque ya habremos dado las indicaciones en Excel de cómo la queremos (tamaño de letra, color, ancho de columna, etc.)

En cuanto a los gráficos, una opción es realizar exportaciones de éstos desde Excel y luego colocar las imágenes resultantes en InDesign.

Pero ¿qué hacer si la cantidad de gráficos es muy grande? ¿Y si la actualización de la información se hace media hora antes del cierre editorial y no hay tiempo para efectuar las exportaciones de todos los gráficos?

En este tipo de situaciones, aunque cueste creerlo, Word también viene a resolvernos la vida.

Caso 2

Otra de las situaciones con las que me encontré fue que los autores enviaban sus originales en formato .doc con las tablas y los gráficos pegados, no vinculados, en Word.

Aquí sí podría haber elegido InDesign para maquetar porque el tratamiento de las tablas y de los gráficos era el mismo para un programa que para otro.

Sin embargo, me decanté por maquetar las publicaciones en Word por la cantidad de veces que los autores deseaban actualizar y corroborar la información del contenido.

Si hubiera maquetado en InDesign tendría que haber volcado corrección a corrección: una locura. Amén de que el autor o autores estaban en otros países, con su trabajo en diferentes husos horarios.

Además, en determinadas oportunidades esto no era conveniente, ya que los datos eran muy sensibles. O bien porque la mayoría de las veces el autor deseaba tener control absoluto sobre las correcciones y los cambios en el libro.

Entonces, la forma más idónea de resolver estas cuestiones era enviar el archivo Word formateado al autor y que él incorporara todos los cambios que quería realizar.

La conclusión fue que era más fácil que yo aprendiera a maquetar publicaciones en Word que los demás profesionales aprendieran a usar InDesign.

Cuando hablo de archivo formateado en Word me refiero a que este archivo ya tiene aplicados unos estándares predefinidos —unos criterios editoriales y/o manual de estilo— y que son los que conforman las características de la publicación, esas que se aprecian cuando se lee el libro impreso o en PDF.

Es decir, el archivo formateado ya tiene aplicados unos determinados estilos de título y subtítulo, de párrafo, de gráficos y de tablas, etc. En el caso anterior, el autor introducía los cambios en este archivo formateado que yo le enviaba y, al devolvérmelo, solo restaba comprobar que el formato siguiera estando correcto y mantuviera el estándar de todas las publicaciones.

Caso 3

En el sector económico la actualización e instantaneidad de la información puede ser crucial; (sólo hay que pensar en la dinámica de la bolsa de valores para darse cuenta de ello).

Los documentos que incorporan estas informaciones “calientes” —y que se distribuyen mayormente en formato PDF— están constantemente siendo manipulados y corregidos.

En algunos casos se actualizan diariamente, semana a semana o mes a mes, pero también hora a hora. Aquí, la dinámica del proceso del maquetación está restringida por esta circunstancia y Word brinda más agilidad para obtener un documento final en un espacio de tiempo tan acotado.

El archivo Word es la base de la publicación. Allí se coloca el texto y es donde se pegan (de manera especial y manteniendo el vínculo) todas las tablas y los gráficos vinculados desde Excel.

Antes de hacer el PDF, que constituirá la versión final y definitiva de la publicación, se hace una actualización de enlaces para que los datos volcados en las tablas y los gráficos de Excel queden reflejados en Word y, por ende, en el PDF final.

Algunas conclusiones

En los casos que he descrito, el hecho de maquetar publicaciones en Word estuvo determinado por la propia dinámica del proceso de edición de los documentos.

Por tanto, y para resumir, habría que considerar la posibilidad de maquetar publicaciones en Word cuando en el proceso de edición de un libro, un documento o cualquier publicación, nos encontramos con:

  • Una excesiva cantidad de tablas y gráficos en toda la publicación con datos sensibles o “calientes”.
  • Actualizaciones constantes de datos en Excel por parte de los autores.
  • Actualización y revisión del contenido minutos antes del cierre editorial.
  • Necesidad de control directo de datos, informaciones y correcciones por parte del autor o editor.

Ejemplo de uno de los casos comentados fue el proceso de edición la Agenda de Implementación Consensuada 2005-2010. Informe de Evaluación (de descarga gratuita).

Hice la coordinación editorial de la edición y la maquetación para enviar e imprenta, además del PDF (en baja resolución) que ven en la página web.

Este libro se hizo con profesionales interactuando desde diferentes países (España, Estados Unidos y Argentina) y trabajando vía Internet para que la publicación estuviera impresa para una reunión de ministros latinoamericanos. De forma paralela, editábamos otra publicación, más extensa, también maquetada en Word: Planificación Territorial Indicativa: Cartera de Proyectos IIRSA 2010.

En los enlaces del párrafo anterior pueden ver las publicaciones completas, y en Ejemplo de maquetación de un libro en Office Word una breve presentación con solo algunas páginas maquetada en Word

[Adenda, 24/03/2016] Otro ejemplo de una maquetación realizada en un procesador de texto, esta vez en Open Office, es Aviones para España, un gran trabajo de Al Millán que también incluye ilustraciones.

(*) Aunque existen otros procesadores de textos y manejo de hojas de cálculo, Word y Excel son los programas de software más conocidos y utilizados.