Hablar sobre cómo preparar un documento para maquetar podría ser sinónimo de preedición. Sin embargo, la preedición es amplia y compleja para explicarla en este espacio, además del tiempo que demandaría hacerlo.

Por otro lado, la preedición es diferente según el profesional o la fase en la que se haga; no es lo mismo la preedición para un editor que para un corrector o un maquetador.

Incluso este proceso difiere si se trata de edición literaria o de no literaria. Y hasta en algún punto se mezcla fácilmente con la edición en sí.

Por tanto, en esta entrada me centraré en una cuestión más práctica: enfatizo en cómo preparar un documento para maquetar.

En qué hay que poner atención para que el archivo llegue al maquetador lo más acabado y pulcro posible.

O sea, cómo formatear un documento de texto que facilite el trabajo de todos y, además, aporte información relevante.

Más adelante abordaré cómo hacerlo con un documento que además contiene imágenes y elementos gráficos. En este caso, si bien el procedimiento es igual para el texto, no lo es para los contenidos gráficos, y todo se vuelve más enrevesado.

En este artículo enumero algunas erratas y cuestiones que pueden evitarse con facilidad antes de empezar a componer un libro. Solo requieren de un sistema —y esta entrada te servirá de checklist— y de un poco de tiempo.

Me refiero a erratas porque la gran mayoría no son más que eso, pero que igualmente joroba que estén allí.

Las erratas que se salven en esta fase harán que el corrector y el maquetador trabajen menos. Porque el corrector tendrá menos marcas que hacer y el maquetador menos correcciones que introducir en la maqueta. Y esto hará que el autor y el editor duerman más tranquilos. 🙂

¿Quién debería ejecutar estas verificaciones de formato?

Primero el autor, para facilitarle la tarea de lectura del manuscrito al editor y presentarle un documento en condiciones, trabajado con esmero.

Aunque no lo creas, la prolijidad de un original habla del método de trabajo y hasta de algunos rasgos de la personalidad del autor.

En la edición técnica o no literaria estas verificaciones, junto al respeto a las pautas de la publicación, son fundamentales. Tanto es así que determinan si el original será aceptado o no; y, si no cumple con las normas, se devuelve para que el autor lo adapte si quiere participar en la publicación.

Según la naturaleza de la publicación, algo similar suele acontecer en algunas obras colectivas y libros por encargo.

En segundo lugar, el corrector, para que el documento pase a la fase de maquetación lo más impoluto posible.

El corrector trabaja con la función Control de cambios activada en Word; o Marcas de revisión en OpenOffice o Seguimiento de cambios en Libre Office.

Este recurso ofrece la ventaja de mostrar los cambios efectuados en un documento e identificar quiénes los hacen.

Sin embargo, como consecuencia de su uso pueden quedar erratas tras la corrección y la posterior revisión.

Tanto si se aceptan o si se rechazan determinados cambios pueden aparecer espacios en blanco donde no deberían estar. También palabras unidas o letras repetidas en una palabra, por poner unos ejemplos.

Casos como los anteriores son más comunes de los que pensamos. Y nos pasan a todos, incluso hasta el más puntilloso de los correctores, autores o editores. (Sí, todos somos humanos y falibles 😉 ).

La mayoría de las siguientes cuestiones son aplicables para preparar un documento para maquetar un libro impreso y uno digital.

Cómo limpiar y preparar un documento para maquetar

Las recomendaciones que siguen son útiles para un libro en papel y para uno electrónico porque la mayoría están relacionadas directamente con el contenido, con la lengua, y no con la forma.

De lo que se trata es de limpiar el texto, de eliminar “cosas” innecesarias que no aportan valor; y que muchas veces sí pueden dar problemas o afear la presentación.

Los casos son muchos y variados; depende de la complejidad del texto y de los signos, símbolos, números, etc., que se usen. Aquí me limito a mencionar los más sencillos y que, a la vez, son los más corrientes.

La mayoría se resuelve con la herramienta Buscar y reemplazar de Word o de cualquier otro procesador de textos.

Erratas relacionadas con espacios

Dobles espacios

Es rara la vez que recibo un documento sin dobles espacios. Y es tan fácil de subsanar como buscar dos espacios y reemplazarlo por uno. ¡Y ya está!

Dos o más espacios consecutivos se pueden encontrar entre algunas palabras, algo muy común debido al uso de Control de cambios.

Pero, sobre todo, se debe a que algunas personas cometen sacrilegios tales como:

  • Establecer sangría con cuatro o cinco espacios. (¡No! ¡Vade retro Satana!).
  • Alinear textos a fuerza de apretar la barra espaciadora decenas de veces. (Resignaos: jamás quedará alineado y, menos aún, bien).
  • Finalizar un párrafo con dos golpes a la barra espaciadora. (¿Pa’quééé?)  😆

Eliminación de espacios delante y detrás de los signos de puntuación

Los signos siguientes se escriben siempre pegados a la palabra que los precede. Por tanto, si se busca espacio + signo se apreciará la pifiada.

Para arreglarlo, se pone en Buscar, por ejemplo, un espacio y un punto y en Reemplazar un punto. Luego, se hace el cambio.

Cómo preparar un documento para maquetar - Buscar y reemplazar

Esto vale para:

punto  .
coma  ,
punto y coma  ;
dos puntos  :
puntos suspensivos 
signo de interrogación de cierre  ?
signo de exclamación de cierre  !
comillas (españolas, inglesas y simples) de cierre  » ” ’
paréntesis de cierre  )
corchetes de cierre  ]
llave de cierre }

A la inversa también podemos sacarle partido a esta función. Ya que hay espacios que nunca van detrás de algunos signos. Tal es el caso de:

signo de interrogación de apertura  ¿
signo de exclamación de apertura  ¡
comillas (españolas, inglesas y simples) de apertura  « “ ‘
paréntesis de apertura  (
corchetes de apertura  [
llave de apertura  {

Un par de casos especiales

A continuación, mencionaré dos casos “especiales” (a falta de un nombre más original recurro a este), aunque hay varios más.

Puntos suspensivos  …

Según cómo esté configurado Word, este puede transformar los tres puntos en un único carácter.

En tal caso habría que asegurarse cómo aparecen en el documento y unificarlos. Todos los puntos suspensivos deberían estar con tres puntos o todos con el carácter en cuestión.

Me refiero al carácter que se obtiene con ALT+0133 y que en InDesign se reconoce con el metacarácter ^e o ~e.

Esto, que parecería una nimiedad influye en la composición de los textos por la extensión que poseen. Según la tipografía, los tres puntos seguidos ocupan un espacio mayor o menor que el carácter de los puntos suspensivos.

Por poco que sea el espacio de diferencia, este puede determinar la extensión de un párrafo o la distribución de los caracteres en la línea.

Unificar el uso de estos signos también se solventa con Buscar y reemplazar.

Atención también si en el documento se han incluido frases que comienzan con y la palabra pegada a ellos.

Raya  —

No se puede controlar con la argucia mencionada arriba. Según la escritura de los diálogos la raya llevará espacio antes o después de ella.

Sin embargo, sí se debe suprimir el espacio que a veces se escapa tras la raya del inicio de los diálogos. Por ejemplo:

— A veces se me va la pinza
—Sí, claro, solo a veces…

Un modo de hacerlo es buscando Marca de párrafo + raya + espacio y reemplazar por Marca de párrafo + raya; o sea,  ^p—

Este mismo sistema de búsqueda y reemplazo sirve para eliminar un espacio al inicio de un párrafo.

Cómo preparar un documento para maquetar - Raya al inicio de un diálogo con espacio

Aparte de los dos citados, también vale el caso que comenté en esta entrada. En ella hablo de las implicaciones del espacio de no separación.

Uso de estilos de párrafos

¡Sí! En Word existen y aquí lo expliqué. Señalizar el nivel de los textos ayuda al maquetador a saber qué jerarquía de títulos aplicar en InDesign. De títulos y de cualquier otro texto, claro está.

Lo recomendable y más profesional es usar los estilos de párrafo. Sin embargo, si se tiene tirria a los estilos, o no se sabe usarlos, también pueden emplearse alternativas como:

  • A mayor nivel de los títulos poner un cuerpo más grande de letra; deben identificarse bien uno de otro.
  • Usar fuentes diferentes (aunque es preferible lo anterior).
  • Emplear un código de colores: marcar con diferente color los distintos niveles de títulos.

A cuestiones como estas me refería con aportar información al inicio de la entrada. El diseñador o maquetador debe saber la jerarquía de los textos desde lo formal. No tiene que leer el texto —ni debe hacerlo— para interpretarlo y por eso debe indicarse sin dejar lugar a la duda.

Saltos o Enter

Salto de página o sección

Frente al grupo de los adeptos a la barra espaciadora está el de los adoradores de la tecla Enter o Entrar.

Me refiero a quienes en lugar de usar los saltos de página o de sección se decantan por el frenético uso del Enter.

Para comenzar un texto en la siguiente página no hace falta usar esta tecla, sino emplear un salto de página.

Con este tipo de salto ya es suficiente para indicarle al maquetador que el contenido debe iniciar en otra página.

Saltos de línea manual o forzado

Este tipo de saltos debe evitarse porque hace que las líneas sigan unidas bloque tras bloque. Aunque se crea que hay varios párrafos, en realidad, hay bloques de textos que conforman un único párrafo.

Encontrarse un texto repleto de estos saltos imposibilita la maquetación. Y es tan fácil como poner en Buscar el símbolo de salto de línea manual ^l y reemplazarlo por el de párrafo ^p .

El carácter oculto en Word es  (activar Mostrar todo) y en InDesign ¬ , donde se llama “Salto de línea forzado” (activar Mostrar caracteres ocultos en el menú Texto).

Tabulaciones

La mayoría de las veces las tabulaciones están mal empleadas, por ejemplo, en lugar de la sangría.

Por tanto, hay que buscarlas con ^t y reemplazarlas por ningún carácter.

 

Todo lo anterior vale para un texto estilo novela o relato, sin más elementos que solo texto; sin tablas, gráficos u otros elementos gráficos.

Finalmente, unos extras. Otras erratas que no deberían encontrarse en los documentos que llegan al proceso de la maquetación son:

  • Punto final en los párrafos que deban llevarlo.
  • Puntos antes y después de comillas  .».   .”.
  • Puntos después de signos de cierre  !.   ?.
  • Dos letras mayúsculas al inicio de palabras  LIbro
  • Cuatro puntos seguidos o más en lugar de tres.  …..

Por cierto, los puntos seguidos siempre son tres y no más, pero existe única excepción. ¿Sabes cuál es? 😀

InDesign viene por defecto con varios scripts y uno de ellos es FindChangeByList. Si lo configuras a tu gusto haces todo lo anterior de manera automática ¡y con un clic!

¿Qué recursos usas para adecuar un original antes de entregarlo a un editor o corrector y, luego, enviárselo al maquetador?