Cómo preparar un documento para maquetar y dejarlo reluciente

Mariana Eguaras septiembre 9, 2019 @ 12:26PM

Por el 20 Feb, 2019 | 18 comments

 

Hablar sobre cómo preparar un documento para maquetar podría ser sinónimo de preedición. Sin embargo, la preedición es amplia y compleja para explicarla en este espacio, además del tiempo que demandaría hacerlo.

Por otro lado, la preedición es diferente según el profesional o la fase en la que se haga; no es lo mismo la preedición para un editor que para un corrector o un maquetador.

Incluso este proceso difiere si se trata de edición literaria o de no literaria. Y hasta en algún punto se mezcla fácilmente con la edición en sí.

Por tanto, en esta entrada me centraré en una cuestión más práctica: enfatizo en cómo preparar un documento para maquetar.

En qué hay que poner atención para que el archivo llegue al maquetador lo más acabado y pulcro posible.

O sea, cómo formatear un documento de texto que facilite el trabajo de todos y, además, aporte información relevante.

Más adelante abordaré cómo hacerlo con un documento que además contiene imágenes y elementos gráficos. En este caso, si bien el procedimiento es igual para el texto, no lo es para los contenidos gráficos, y todo se vuelve más enrevesado.

En este artículo enumero algunas erratas y cuestiones que pueden evitarse con facilidad antes de empezar a componer un libro. Solo requieren de un sistema —y esta entrada te servirá de checklist— y de un poco de tiempo.

Me refiero a erratas porque la gran mayoría no son más que eso, pero que igualmente joroba que estén allí.

Las erratas que se salven en esta fase harán que el corrector y el maquetador trabajen menos. Porque el corrector tendrá menos marcas que hacer y el maquetador menos correcciones que introducir en la maqueta. Y esto hará que el autor y el editor duerman más tranquilos. 🙂

 

¿Quién debería ejecutar estas verificaciones de formato?

Primero el autor, para facilitarle la tarea de lectura del manuscrito al editor y presentarle un documento en condiciones, trabajado con esmero.

Aunque no lo creas, la prolijidad de un original habla del método de trabajo y hasta de algunos rasgos de la personalidad del autor.

En la edición técnica o no literaria estas verificaciones, junto al respeto a las pautas de la publicación, son fundamentales. Tanto es así que determinan si el original será aceptado o no; y, si no cumple con las normas, se devuelve para que el autor lo adapte si quiere participar en la publicación.

Según la naturaleza de la publicación, algo similar suele acontecer en algunas obras colectivas y libros por encargo.

En segundo lugar, el corrector, para que el documento pase a la fase de maquetación lo más impoluto posible.

El corrector trabaja con la función Control de cambios activada en Word; o Marcas de revisión en OpenOffice o Seguimiento de cambios en Libre Office.

Este recurso ofrece la ventaja de mostrar los cambios efectuados en un documento e identificar quiénes los hacen.

Sin embargo, como consecuencia de su uso pueden quedar erratas tras la corrección y la posterior revisión.

Tanto si se aceptan o si se rechazan determinados cambios pueden aparecer espacios en blanco donde no deberían estar. También palabras unidas o letras repetidas en una palabra, por poner unos ejemplos.

Casos como los anteriores son más comunes de los que pensamos. Y nos pasan a todos, incluso hasta el más puntilloso de los correctores, autores o editores. (Sí, todos somos humanos y falibles 😉 ).

La mayoría de las siguientes cuestiones son aplicables para preparar un documento para maquetar un libro impreso y uno digital.

 

Cómo limpiar y preparar un documento para maquetar

Las recomendaciones que siguen son útiles para un libro en papel y para uno electrónico porque la mayoría están relacionadas directamente con el contenido, con la lengua, y no con la forma.

De lo que se trata es de limpiar el texto, de eliminar “cosas” innecesarias que no aportan valor; y que muchas veces sí pueden dar problemas o afear la presentación.

Los casos son muchos y variados; depende de la complejidad del texto y de los signos, símbolos, números, etc., que se usen. Aquí me limito a mencionar los más sencillos y que, a la vez, son los más corrientes.

La mayoría se resuelve con la herramienta Buscar y reemplazar de Word o de cualquier otro procesador de textos.

 

Erratas relacionadas con espacios

Dobles espacios

Es rara la vez que recibo un documento sin dobles espacios. Y es tan fácil de subsanar como buscar dos espacios y reemplazarlo por uno. ¡Y ya está!

Dos o más espacios consecutivos se pueden encontrar entre algunas palabras, algo muy común debido al uso de Control de cambios.

Pero, sobre todo, se debe a que algunas personas cometen sacrilegios tales como:

  • Establecer sangría con cuatro o cinco espacios. (¡No! ¡Vade retro Satana!).
  • Alinear textos a fuerza de apretar la barra espaciadora decenas de veces. (Resignaos: jamás quedará alineado y, menos aún, bien).
  • Finalizar un párrafo con dos golpes a la barra espaciadora. (¿Pa’quééé?)  😆

Eliminación de espacios delante y detrás de los signos de puntuación

Los signos siguientes se escriben siempre pegados a la palabra que los precede. Por tanto, si se busca espacio + signo se apreciará la pifiada.

Para arreglarlo, se pone en Buscar, por ejemplo, un espacio y un punto y en Reemplazar un punto. Luego, se hace el cambio.

Cómo preparar un documento para maquetar - Buscar y reemplazar

Esto vale para:

punto  .
coma  ,
punto y coma  ;
dos puntos  :
puntos suspensivos 
signo de interrogación de cierre  ?
signo de exclamación de cierre  !
comillas (españolas, inglesas y simples) de cierre  » ” ’
paréntesis de cierre  )
corchetes de cierre  ]
llave de cierre }

A la inversa también podemos sacarle partido a esta función. Ya que hay espacios que nunca van detrás de algunos signos. Tal es el caso de:

signo de interrogación de apertura  ¿
signo de exclamación de apertura  ¡
comillas (españolas, inglesas y simples) de apertura  « “ ‘
paréntesis de apertura  (
corchetes de apertura  [
llave de apertura  {

 

Un par de casos especiales

A continuación, mencionaré dos casos “especiales” (a falta de un nombre más original recurro a este), aunque hay varios más.

Puntos suspensivos  …

Según cómo esté configurado Word, este puede transformar los tres puntos en un único carácter.

En tal caso habría que asegurarse cómo aparecen en el documento y unificarlos. Todos los puntos suspensivos deberían estar con tres puntos o todos con el carácter en cuestión.

Me refiero al carácter que se obtiene con ALT+0133 y que en InDesign se reconoce con el metacarácter ^e o ~e.

Esto, que parecería una nimiedad influye en la composición de los textos por la extensión que poseen. Según la tipografía, los tres puntos seguidos ocupan un espacio mayor o menor que el carácter de los puntos suspensivos.

Por poco que sea el espacio de diferencia, este puede determinar la extensión de un párrafo o la distribución de los caracteres en la línea.

Unificar el uso de estos signos también se solventa con Buscar y reemplazar.

Atención también si en el documento se han incluido frases que comienzan con ... y la palabra pegada a ellos.

Raya  —

No se puede controlar con la argucia mencionada arriba. Según la escritura de los diálogos la raya llevará espacio antes o después de ella.

Sin embargo, sí se debe suprimir el espacio que a veces se escapa tras la raya del inicio de los diálogos. Por ejemplo:

— A veces se me va la pinza
—Sí, claro, solo a veces…

Un modo de hacerlo es buscando Marca de párrafo + raya + espacio y reemplazar por Marca de párrafo + raya; o sea,  ^p—

Este mismo sistema de búsqueda y reemplazo sirve para eliminar un espacio al inicio de un párrafo.

Cómo preparar un documento para maquetar - Raya al inicio de un diálogo con espacio

Aparte de los dos citados, también vale el caso que comenté en esta entrada. En ella hablo de las implicaciones del espacio de no separación.

 

Uso de estilos de párrafos

¡Sí! En Word existen y aquí lo expliqué. Señalizar el nivel de los textos ayuda al maquetador a saber qué jerarquía de títulos aplicar en InDesign. De títulos y de cualquier otro texto, claro está.

Lo recomendable y más profesional es usar los estilos de párrafo. Sin embargo, si se tiene tirria a los estilos, o no se sabe usarlos, también pueden emplearse alternativas como:

  • A mayor nivel de los títulos poner un cuerpo más grande de letra; deben identificarse bien uno de otro.
  • Usar fuentes diferentes (aunque es preferible lo anterior).
  • Emplear un código de colores: marcar con diferente color los distintos niveles de títulos.

A cuestiones como estas me refería con aportar información al inicio de la entrada. El diseñador o maquetador debe saber la jerarquía de los textos desde lo formal. No tiene que leer el texto —ni debe hacerlo— para interpretarlo y por eso debe indicarse sin dejar lugar a la duda.

 

Saltos o Enter

Salto de página o sección

Frente al grupo de los adeptos a la barra espaciadora está el de los adoradores de la tecla Enter o Entrar.

Me refiero a quienes en lugar de usar los saltos de página o de sección se decantan por el frenético uso del Enter.

Para comenzar un texto en la siguiente página no hace falta usar esta tecla, sino emplear un salto de página.

Con este tipo de salto ya es suficiente para indicarle al maquetador que el contenido debe iniciar en otra página.

 

Saltos de línea manual o forzado

Este tipo de saltos debe evitarse porque hace que las líneas sigan unidas bloque tras bloque. Aunque se crea que hay varios párrafos, en realidad, hay bloques de textos que conforman un único párrafo.

Encontrarse un texto repleto de estos saltos imposibilita la maquetación. Y es tan fácil como poner en Buscar el símbolo de salto de línea manual ^l y reemplazarlo por el de párrafo ^p .

El carácter oculto en Word es  (activar Mostrar todo) y en InDesign ¬ , donde se llama “Salto de línea forzado” (activar Mostrar caracteres ocultos en el menú Texto).

 

Tabulaciones

La mayoría de las veces las tabulaciones están mal empleadas, por ejemplo, en lugar de la sangría.

Por tanto, hay que buscarlas con ^t y reemplazarlas por ningún carácter.

 

Todo lo anterior vale para un texto estilo novela o relato, sin más elementos que solo texto; sin tablas, gráficos u otros elementos gráficos.

Finalmente, unos extras. Otras erratas que no deberían encontrarse en los documentos que llegan al proceso de la maquetación son:

  • Punto final en los párrafos que deban llevarlo.
  • Puntos antes y después de comillas  .».   .”.
  • Puntos después de signos de cierre  !.   ?.
  • Dos letras mayúsculas al inicio de palabras  LIbro
  • Cuatro puntos seguidos o más en lugar de tres.  .....

Por cierto, los puntos seguidos siempre son tres y no más, pero existe única excepción. ¿Sabes cuál es? 😀

InDesign viene por defecto con varios scripts y uno de ellos es FindChangeByList. Si lo configuras a tu gusto haces todo lo anterior de manera automática ¡y con un clic!

¿Qué recursos usas para adecuar un original antes de entregarlo a un editor o corrector y, luego, enviárselo al maquetador? 

    18 comentarios

  1. Genia... Nos hacés una macro con todo esto también? 😀

    Marisa

    20 febrero, 2019

    • Me apunto la idea para otra entrada (no se me había ocurrido...). ¡Gracias!

      Mariana Eguaras

      20 febrero, 2019

  2. Bueno..., y participo en el juego...:
    Cuatro puntos o más DPD
    "Pueden darse casos en que se junten el punto de una abreviatura, los tres puntos suspensivos y el de los signos de cierre de interrogación o de exclamación: —¿Viste a ese Sr....? —Sí, el Sr. González estuvo aquí ayer".

    ¡Cariños!

    Marisa

    20 febrero, 2019

  3. Muchas gracias por la entrada.
    Tiene algunos datos que desconocía como los de los cuatro puntos o lo del metacaracter.
    Me dado cuenta que la entrada está centrada en Word. En Buscar y reemplazar de InDesign ¿sirven los mismos datos?
    Yo diseño y maqueto con este programa. 😉

    Ana

    20 febrero, 2019

    • Hola, Ana. Sí, esta entrada está centrada en Word porque hay cosas que se pueden arreglar ya desde el inicio, antes de maquetar. En InDesign puedes hacer esto y muchísimas automatizaciones más (por ejemplo, distingue entre espacio de no separación y espacio fino, que va delante de algunos caracteres, cosa que Word no hace), además de los estilos GREP que son un nivel superior. Incluso a veces coloco el texto y lo que comento en esta entrada lo hago directamente en InDesign antes de empezar a componer.
      Gracias por visitar el blog y comentar.

      Mariana Eguaras

      20 febrero, 2019

  4. Gracias, Mariana. Tu libro y tu blog se han convertido en mis "biblias" ahora que estoy editando por primera vez un libro, que además es una antología de cuentos de diferentes autoras y autores. Ejecuto las tareas de editora, coordinadora y correctora, y sin tus valiosos consejos estaría muy perdida. 🙂

    Angélica

    21 febrero, 2019

    • Me alegro que tanto este blog como mi libro te sean de ayuda en tu trabajo, porque es el principal objetivo que tienen ambos. Gracias por contármelo, Angélica, que da mucho gustirrinín. 😀

      Mariana Eguaras

      21 febrero, 2019

  5. Gracias, Mariana! Para mí también este blog en un lugar de referencia y aprendizaje constantes. Y tu libro (te leo desde Argentina) imprescindible material de consulta. Abrazo!

    Silvina

    21 febrero, 2019

    • ¡Qué alegría saber que me lees desde la tierra que me vio nacer! 😀 Un abrazo.

      Mariana Eguaras

      21 febrero, 2019

  6. Genial el artículo, Mariana. A esta fase de utilizar el buscador para depurar el texto (comienzo con muletillas y termino por los dobles espacios y otras sorpresitas como las que cuentas aquí) la suelo llamar "Search & Destroy". Has escrito un post supercompleto para tener a mano. ¡Gracias!
    Pd. No olvidemos los 4 puntos seguidos de Star Wars ;P.... (modo friki on).
    Un abrazo.

    Pablo Ferradas

    22 febrero, 2019

    • Me gusta lo de “Search & Destroy”, aunque a veces lo aplicaría a otras cosas y no solo a texto, 😆 Habrá otra entrada más, similar a esta, y con InDesign también, que da mucho más juego que Word. Abrazo gordo.

      Mariana Eguaras

      22 febrero, 2019

  7. Excelente artículo. Aunque, más que artículo, casi te ha salido una pequeño manual de consulta 🙂

    La posibilidad de buscar y reemplazar se convierte en ese camino recto entre dos puntos que uno descubre después de haber hecho el mismo recorrido por largos e intrincados senderos, al tiempo que tropiezas con la clásica pregunta: ¿cómo no se me ocurrió antes?

    En el caso de los espacios, algo que no se puede automatizar y que por ello exige la revisión completa es cuando, en lugar de un doble espacio, el espacio desaparece y dos palabras quedan unidas. Por suerte no es tan habitual como un doble o tripe espacio.

    En cuanto al uso de varias fuentes para diferenciar niveles, desde luego es preferible recomendar lo anterior. Hay quien se emociona ante la variedad de tipos disponibles y presenta un texto no solo con una jerarquía difícil de comprender, sino que parece una feria.

    Muy curioso lo de los cuatro puntos. Lo habré tenido que ver en más de una ocasión pero siempre lo consideré por separado, como un 3+1.

    Pedro Navarro

    25 febrero, 2019

    • Cuando hay que hacer cambios globales es muy práctico usar, por un lado, la herramienta Buscar/Cambiar y, por otro, ¡los estilos de párrafos!

      Gracias por pasarte por leerme, comentar y señalarme las meteduras de pata. 😉

      Mariana Eguaras

      26 febrero, 2019

  8. Realmente es admirable maquetar en word. Yo uso un programa de maquetación (QuarkXpress) que, al estar creado para ello, hace el trabajo mucho más fácil. Word se puede aproximar, pero nunca tendrá la maravillosa versatilidad de Quark o Indesign. Lo dicho, admirables lo resultados en word. Yo trabajo con los dos programas y en cuanto puedo, salto al de diseño. ¡Gracias por compartir!

    Montserrat Montano Pascual

    27 febrero, 2019

    • Hola, Montserrat:

      Efectivamente, Word no es un programa para componer publicaciones, aunque a veces se use para tal fin; lo ideal es InDesign y QuarkXpress que, por lo que cuentas, aún se usa (yo hace más de una década que dejé de emplearlo y siempre fui más de PageMaker).

      De todas formas, esta entrada trata de adecuar el texto en Word ANTES de colocarlo en InDesign, no de maquetarlo en Word. Estas búsquedas y reemplazos sí yo suelo hacerlas en InDesign una vez "tirado" el texto en la maqueta, porque sumo más cuestiones a las mencionadas, como el espacio fino, comillas inglesas por angulares, etc.

      Muchas gracias por leerme y comentar. Saludos.

      Mariana Eguaras

      27 febrero, 2019

  9. Genial, realmente fascinante. He leído tus blogs y todos me parecen interesante.
    Muchas gracias por darnos la oportunidad de aprender con Ud

    yaneris

    27 junio, 2019

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