Las liquidaciones de derechos de autor son un rompedero de cabeza. Para todos: para el editor, para autor y hasta para el distribuidor.

Las liquidaciones de derechos de autor son el único recurso editorial por el cual el autor puede conocer la cantidad de libros vendidos el año anterior.

Y, más importante aún, cuánto va a cobrar en concepto de derechos de autor por publicar con una editorial tradicional.

Aunque lo pretendan, las liquidaciones de derechos de autor no son un documento infalible. Muchas veces son cuestionadas por los autores, que desconfían de sus números.

Típico estado anímico de un editor cuando llega el período de efectuar las liquidaciones

Típico estado anímico de un editor cuando llega el período de efectuar las liquidaciones por derechos de autor.

La generación de las liquidaciones son una de las tareas más engorrosas de la gestión editorial. Resulta complejo con un libro y con varios títulos de un mismo autor, pero más aún con varios títulos de varios autores. Y otro poco más si se suman derechos subsidiarios y distintos mercados.

Los autores que tienen agentes editoriales o literarios dejan en sus manos el control de las liquidaciones. Tanto a los escritores como a los agentes les interesa que las liquidaciones sean fieles a la realidad porque en ello va su sustento.

Varios autores suelen consultarme sobre cómo saber si la editorial “dice la verdad” en las liquidaciones. Lamentablemente, no hay otra alternativa más que confiar en el editor, al igual que el editor confía —incluso a disgusto— en las liquidaciones del distribuidor.

En España existió —o al menos se anunció— una forma de comprobar la veracidad de las ventas del libro impreso: Nielsen BookScan. Al parecer, duró lo que una mariposa.

En esta entrada solo hago referencia a las liquidaciones de derechos de autor y no de distribución de libros, aquellas que el editor realiza para el autor. Las que el distribuidor realiza para el editor son harina de otro costal.

¿Qué son las liquidaciones de derechos de autor?

Es el instrumento editorial para reflejar y cuantificar las regalías (royalties) que le corresponden a un autor por publicar un libro.

Las liquidaciones suelen constituir una cláusula o pacto específico en los contratos de edición. En esta cláusula se especifican las obligaciones del editor y del autor, más el periodo en el que deben efectuarse.

Las liquidaciones de derechos de autor son una obligación del editor para con el autor: el editor debe presentar una liquidación al autor. Y el autor deberá emitir una factura a la editorial, siempre que el saldo de la liquidación sea positivo.

El saldo de una liquidación puede ser negativo y esto significa que las ventas de un año no han alcanzado a cubrir el anticipo. En este caso, las siguientes liquidaciones continuarán restando el anticipo hasta amortizarlo.

El editor puede suspender las liquidaciones si existen gastos, costes y/o indemnizaciones ocasionados por conflictos originados por el autor. También retener cualquier pago pendiente hasta que se resuelvan la controversia. Estos motivos deben estar debidamente recogidos en el contrato de edición.

En las liquidaciones solo se contabilizan las regalías de los ejemplares vendidos. Se excluyen los ejemplares de promoción, los entregados por la editorial al autor y las copias deterioradas. También aquellos que, con descuento, el autor compre directamente a la editorial.

Liquidaciones de derechos de autor: en el ojo de la tormenta

Periodo de las liquidaciones

En España, las liquidaciones cubren un período de un año natural: del 1 de enero al 31 de diciembre. Si el libro es publicado en septiembre o los meses siguientes las ventas de estos meses pasarán a la liquidación del año siguiente al próximo.

Es decir, si un libro se publica en octubre de 2016 las ventas de 2016 se suman a las 2017 y todas se reflejarán en la liquidación de 2018.

En este mismo ejemplo, de manera excepcional, alguna editorial puede realizar dos liquidaciones. Una al 30 de junio inmediatamente posterior a la publicación y la segunda liquidación que cubrirá las ventas producidas entre el 1 de julio y el 31 de diciembre siguiente.

En los contratos se establece que las liquidaciones de derechos de autor se enviarán al autor durante el primer trimestre del año. Y suelen ser enviadas a finales de marzo. ¿Por qué no pueden hacerse antes? Porque la distribuidora primero debe cerrar el año para enviar a la editorial su liquidación con los libros vendidos.

Sin la liquidación de la distribuidora la editorial no puede, a su vez, confeccionar la liquidación al autor. Si bien la información que hoy circula es digital, el producto es físico (hablo del libro impreso). Esto deviene en un mayor trabajo: transporte, almacenaje, control de stock, devoluciones, etc.

Autor haciendo cuentas sobre sus regalías

Autor haciendo cuentas sobre sus regalías.

También es cierto que es posible hacer dos liquidaciones al año. De hecho, en América Latina las liquidaciones suelen ser semestrales. Eso sí, el trabajo de la editorial es doble.

En el caso del libro digital la situación es diferente. Esto se debe a que tanto el producto como la información son digitales.

Las editoriales puramente digitales suelen liquidar derechos cada tres o seis meses. Las editoriales que publican en papel y digital, como se mencionó más arriba, ambas modalidades una vez al año.

¿Qué información deberían contener las liquidaciones de derechos?

Las liquidaciones de derechos de autor deberían contener toda la información relativa a la vida del libro.

Si bien la información clave para las liquidaciones de derechos de autor son los ejemplares vendidos, los demás datos resultan muy útiles para controlar que algunos ejemplares se evaporen.

Los datos que deberían estar presente en las liquidaciones son:

  • Empresa cesionaria: la empresa editorial que posee los derechos patrimoniales de explotación de la obra.
  • Propietario de los derechos: el autor, herederos o derechohabientes. También la agencia literaria si el autor tiene representante.
  • Título del libro: sobre el cual se liquidan los derechos. Todos los títulos si los libros del mismo autor son más de dos. Puede utilizarse el título, el ISBN o el código interno que la editorial use para identificar el título. Lo que tiene que estar es identificado con claridad.
  • Modalidades: las versiones en las que la obra se ha comercializado (cartoné, bolsillo, club, digital, etc.)
  • Ejemplares impresos en la primera edición o en el almacén (stock): cantidad de ejemplares impresos en la edición o el remanente de stock del año anterior. Es decir, aquellas copias que aún no se han puesto en circulación y las devueltas por los puntos de venta.
  • Ejemplares en distribución  y en depósito: los ejemplares que tiene el distribuidor y los que ha colocado en depósito (o consignación) en los puntos de venta. Además, cuenta la distribución en el exterior.
  • Ejemplares vendidos: ¡obvio! Son las copias sobre las que se realiza la deducción de los derechos de autor. También deben especificarse los ejemplares vendidos por cada modalidad.
  • Precio de venta (sin impuestos): es necesario que se incluya el precio del libro para efectuar los cálculos. Si las modalidades de edición son varias se debe especificar el precio para cada de ellas.
  • Deducción del anticipo recibido por el autor: a partir de la primera liquidación se empieza a restar el anticipo que la editorial dio al autor.
  • Derechos subsidiarios: además de las diferentes modalidades, en las liquidaciones se incluyen los porcentajes de los derechos subsidiarios (cesiones a terceros).

Qué no es una liquidación

Guía de liquidación que grupo Planeta envía a sus autores. (Reproducido con autorización).

Guía de liquidación que grupo Planeta envía a sus autores. Clic sobre la imagen para agrandar

Las liquidaciones constituyen una tarea editorial enmarañada. Esto no invalida que en una liquidación seria se incluya los puntos arriba mencionados. Puede que no todos, pero sí debe contener los datos básicos.

Una hoja membretada que dice “ se han vendido X libros en tal año” no es una liquidación. Tampoco una captura de pantalla de la plataforma online de un distribuidor.

¿Aún tienes dudas? Compara este modelo que liquidación que Grupo Planeta envía a sus autores con la que has recibido.

Si la editorial con la que publicas no te envía una liquidación, pídela; si esquiva la petición, comienza a desconfiar…

Las liquidaciones de derechos de autor parecen ser un tema tabú. Busca en Internet cuántos artículos hay sobre este tema y lo verás. Una mención por aquí y otra por allá, y poco más (o yo no he sabido encontrar la información).

¿Cuál ha sido tu experiencia con las liquidaciones?

¿En qué crees que deberían mejorar?

Editor, ¿cómo organizas la gestión de las liquidaciones para los autores? ¿Utilizas algún software específico? ¿Confías en las liquidaciones de la distribuidora?

Autor, ¿crees en los datos de venta que te da tu editorial? ¿Te gustaría que existiera alguna forma extra de controlar cuántos libros vendes?

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