Esta entrada está destinada a quienes necesitan obtener un PDF para imprenta desde Word, o bien uno creado en PowerPoint.
La gran mayoría de las plataformas de autopublicación, como Amazon KDP, ofrecen plantillas gratuitas para maquetar libros en Word. Y también puedes descargar estas plantillas para Word que he hecho yo.
En esta entrada encontrarás la información necesaria para saber cómo obtener un PDF para imprenta desde Word.
Un PDF para imprenta posee características diferentes de un PDF para web o PDF de baja resolución. En esta ayuda de Adobe se explican los tipos de PDF que existen.
El PDF/X es un estándar para la industria gráfica, un tipo de PDF que cumple unas determinadas condiciones, y es distinto de los PDF que encontramos en Internet.
En Word existe la opción Guardar como PDF, pero esta alternativa genera PDF con resolución web, no uno con las características que la máquina de impresión necesita. Por tanto, la mejor opción es recurrir a Acrobat Distiller o pdfCreator, ambos gratuitos.
El ejemplo siguiente está realizado con Acrobat Distiller y en un ordenador con sistema operativo Windows. Todas las imágenes pueden verse más grandes al hacer clic sobre ellas.
Pasos para obtener un PDF para imprenta desde Word
1. Lo primero es instalar Acrobat Distiller como impresora. Para ello, haz clic y descarga la aplicación Adobe Distiller e instálala en el ordenador.
2. Una vez ya instalada, verás que en Dispositivos e impresoras se ha agregado una nueva impresora denominada “Adobe PDF” (ver ruta Panel de control\Hardware y sonido\Dispositivos e impresoras).
3. Abre el documento que necesitas exportar como PDF para imprenta y ve a Archivo → Imprimir o bien utiliza el atajo de teclado Ctrol + P. Es decir, hace la misma acción que si fueras a imprimirlo en una impresora doméstica.
4. Selecciona la impresora que figura como Adobe PDF.
5. Haz clic en Propiedades de impresora.
Se abrirá una ventana como esta:
6. En Configuración predeterminada elige PDF/X-1a:2001 o PDF/X-3:2002 y en Tamaño de página del PDF busca el mismo formato que posee el documento de Word.
Asegúrate que coincidan ambos formato, el del documento y el de salida del PDF, para que no dé error. Las demás opciones quedan como están.
7. Haz clic en Aceptar, pon el nombre que deseas que tenga el archivo y Guardar. El documento de Word se imprimirá en un PDF con características para imprenta. Y… ¡PDF para imprenta creado!
Este archivo PDF sirve para imprimir en offset y en digital (impresión bajo demanda) porque cumple con el estándar PDF/X, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Este procedimiento también es útil para imprimir PDF/X desde diapositivas de PowerPoint. Los pasos son los mismos.
En Amazon KDP el PDF/X-1a:2001 funciona sin problemas para generar el arte final del exterior e interior del libro.
Si vas a trabajar con una imprenta —no con una plataforma de autopublicación— es posible que solicite otro estándar de PDF distinto al del ejemplo, como PDF/X-3:2002 o PDF/X-4:2008.
En este caso, pregunta con cuál y en el paso 6 selecciona el tipo de PDF que corresponda.
Hola Mariana,
gracias por tu información que siempre es muy útil. Yo trabajo en una imprenta online y estos son los aspectos que suelen ocasionar los problemas más frecuentes a nuestros clientes: crean su diseño con Word o Publisher y lo imprimen en pdf pero sin prestar atención al formato. Los invitaré a leer tu artículo 🙂
Gracias, un saludo
Antonia
hola, y como hago con el pdf creator? xq no he podido bajar el adobe distiller, me tira error al instalarlo, saludos
Tendrás que establecer el perfil, preset), PDF-X en Configuración de aplicaciones. También puedes probar con otros programas de creación de PDF si Acrobat da error, hay miles.
Hola Mariana, gran entrada e interesante porque no todo el mundo sabe usar otros programas con la precisión exigida para imprimir y word eso lo hace muy bien. Me ha venido una duda relacionada con el word, ¿no hay posibilidad como en indesign de poner marcas de corte y de sangrado en el PDF? Un saludo.
No, Miguel. Esa opción, de momento, no la he descubierto si es que existe en Word. ¡Saludos!
Hola, muy buenas.
A ver si puede usted orientarme sobre un asunto que me tiene muy confundido, y que, de alguna manera, tiene que ver con esta entrada.
La entrada de su blog habla de como convertir un texto en Word en un pdf para que, para decirlo de una manera grosera, no de problemas en la imprenta. Cuando indica como configurar la impresora virtual, dice usted que marquemos PDF/X-1a:2001 en configuración de salida. ¿Por qué esa y no otra?
Buscando responderme yo mismo, he buscado en internet y he creido encontar en la página de gusgsm.com la respuesta. Allí, el autor escribe que «El estándar PDF/X-1a está ideado para ‘envío a ciegas’, cuando todos los ficheros deben entregarse ya en CMYK y sin elementos RGB o en modelos de color independientes de los dispositivos». No tengo muy claro que significa eso. Pero como en la entrada de usted habla de preparar PDF para imprenta de autopublicación, así, sin referirse a ninguna en particular, creo entender que el convertirlo a este estándar garantiza que la información respecto al color llegua al impresor, y da lo mismo qué tipo de máquina impresora tenga mientras esta sepa interpretar el estándar en cuestión.
No se como son las imprentas de autopublicación, pero como trabajan con tiradas cortas, me las imagino parecidas a las impresoras domésticas, más potentes, más rápidas, más esto, más lo otro, pero con las limitaciones propias de una impresora doméstica (corríjame si hablo tonterías). Limitaciones con respecto al color, mayormente. Se me hace que es el color, la información respecto a este, lo que hace tan complejos los PDF, que haya tantos tipos y estándares en los PDF.
Un ejemplo: tengo una foto en la pantalla y la mando imprimir a papel. Que salga más o menos fiel a lo que tenía en pantalla dependerá, no solo de la información que el PDF trasmita a la máquina impresora, si no de la tinta, que es algo físico, con unas propiedades que van a ser siempre variables, aunque muy sutilmente. En una offset tendrán más control sobre esto, puede que hagan sus propias mezclas, pero, en una imprenta de autoedición, ¿tienen más control sobre la tinta que el que yo pueda tener sobre la tinta de mi impresora? (siga corrijiéndome si continúo hablando tonterías)
Y es aquí a donde quería llegar.
En el caso de un documento en Word que voy a imprimir en mi impresora doméstica, puedo hacerlo directamente, imprimiendo desde Word, o pasándolo primero a PDF y luego imprimiendo; en este último caso, ¿importa el estándar con que lo convierta en PDF? Usted respondrá: Dependerá de la impresora que tengas. Cuando voy a imprimir y pincho en Propiedades de la impresora, puedo variar cosas como «calidad de la impresión», elijiendo entre distintos valores: máxima, alta, normal, rápida; o puedo hacer ajustes en los colores: variar el brillo, el contraste, la intensidad… Pero todas estas opciones están dadas a escala de usuario, no son muy distintos a los ajustes que le haces al televisor.
Si, por otra parte, uso el Acrobat Pro (es el programa que ha usado para comprobar si el PDF creado cumplía el estándar y por eso lo menciono) para hacer los ajustes en la impresión, puedo modificar los valores de «secuencia de reventado» o «Densidad neutra» de la tinta de un PDF. (La ruta sería: Avanzadas > Producción de impresión > Administrador de tintas). A lo mejor estas cosas son las mismas que haría desde las Propiedades de la impresora, allí a escala de usuario y aquí a escala de… de alguien que sabe lo que hace.
En fin. Lo que quería saber si es necesario tener presente este tipo de cosas con la impresora que tenemos en casa. Hice una prueba creando y guardando un documento como PDF desde Word. Lo hice marcando la opción «Compatible con ISO 19005-1(PDF/A)». Es la única opción relativa a normas ISO que trae. Y luego hice la comprobación que hizo usted y me salió que no era compatible con la norma. Supongo que por cosas así es por lo que decía usted que no se fiaba de Word. Ese mismo documento en Word lo pase a PDF con una impresora virtual, con ese estandar, hice la prueba y en efecto, era compatible. Imprimí ambos textos pero no soy capaz de ver ninguna diferencia. Bien es cierto que los documentos eran texto plano, con algúna cursiva y negrita en los rótulos, sin ningún otro color que no fuera el negro y sin florituras, así que no se si en este caso la comparación se suscita.
Hola, Juan. Son varios los temas que pregunta y exceden lo que pueda responder en un comentario, por lo que intentaré ser breve:
— No existen las impresoras de autopublicación; existen imprentas, empresas de autopublicación y plataformas de autopublicación.
— La impresión digital (más usada para tiradas cortas) y la impresión en offset (más usada para tiradas largas) no tienen nada que ver con la impresión en una impresora doméstica (más información aquí).
— La impresora doméstica puede ser láser o a chorro de tinta; la calidad de impresión que ofrece una en muy dispar de la que ofrece la otra (más información aquí); en ningún caso se utilizan para imprimir libros o publicaciones.
— La calidad de la tinta y el el tipo y calidad del papel también son determinantes para una buena impresión.
— Estándares PDF existen varios. La mejor alternativa es preguntar con qué tipo de PDF trabaja la imprenta a la cual se enviará el trabajo; no todas prefieren PDF/X-1.
— Para responder a su última pregunta: no es necesario aplicar la información de esta entrada para la impresión en una impresora que tenemos en casa.
Muchas gracias por comentar. Saludos.
¿Se supone que ése formato PDf/X es el que se necesita para Creatspace? ¿Qué ocurre si se usa el modelo habitual de PDF?
No se supone: te confirmo que no da problema alguno con ese tipo de PDF. Si usas uno «habitual» (entiendo que te refieres a uno con resolución web) te dará error al momento de pasar la comprobación y la impresión será deficiente.
Pues nada, seguiré esas instrucciones que detallas en tu artículo, que por cierto es muy didáctico para megatorpes como un servidor.
Gracias y un saludo.
Como saber en que parte de un libro en PDF, se utilizo tal fuente, por ejemplo, en propiedades me sale que utilice la fuente arial, hay una forma de saber en parte o pagina del libro fue utilizada esa fuente, o tal ves saberlo en word, que me resalte ese texto – gracias
Que yo sepa no se puede saber en qué parte específica de un PDF se utiliza una fuente u otra, sí en todo el documento. Si no son muchas las fuentes, con saber las que tiene el PDF e investigar un poquito sobre la anatomía de la letra se acaban «adivinando» las fuentes empleadas.
Hola Mariana!
me llamo Clara estoy maquetando mi tesis en word 😉 y tus posts me están ayudando mucho. Pero estoy teniendo problemas con convertir a pdf con formato de calidad alta. Acrobat distiller en los links que ofreces no son para apple (tengo un mac) y lo mismo con pdf creator… a parte tengo yo el programa de adobe pro con el distiller pero me da error cuando le doy a convertir y no logro saber porqué… qué opciones tengo, porfavor, Mariana?
Muchas gracias por tu ayuda y tu blog!!
Clara
Hola, Clara:
Desde Word solo podrás hacerlo como indico en esta entrada. Para obtener un PDF con calidad de impresión tiene que usar las opciones PDF/X-1 o PDF/X-3. Puede ser un problema de instalación de Distiller: prueba a desinstalarlo y volver a instalarlo. No sabría cuál puede ser el error sin ver el proceso, el ordenador, etc.
Busca la versión de Distiller para Mac en la página de Adobe. Y el PDFCReator con escribir pdf creator mac en Google aparecen cientos de lugares desde donde descargarlo.
Saludos y suerte.
Hola gracias por tanta información tan valiosa.
Un gran trabajo, hasta pronto.
Hola, Mariana:
Gracias por la entrada tan detallada.
Es posible que tenga que maquetar una tesis desde Word y pasarla a PDF, pero he buscado el Acrobat Distiller y el pdfCreator para Mac y no ha habido manera. ¿Cómo puede hacerse entonces desde un Mac?
Muchas gracias.
Un saludo
Hola, Marián:
Siempre que he utilizado Mac tenía instalado el Adobe Professional, así que no necesité descargar el Distiller (que, por lo general, está oculto en las tripas de los servidores de Adobe…).
Entiendo que con cualquier conversor de PDF deberías poder hacerlo (igual en un PC). Tienes que asegurarte que en las preferencias esté las opciones de PDF para impresión (los PDF-X).
Saludos.
Me temo que el Acrobat se me sale de presupuesto…
El único del artículo que parece tener las opciones de PDF para imprimir, la «impesora PDF Bullzip», resulta que, cuando lo buscas, te dice que es para PC…
¡Qué mala suerte!
Gracias, Mariana.
Un saludo.
Pregunta en algún foro de Mac, que seguro hay solución. 😉
Lo intentaré, a ver.
Gracias, Mariana.
Un saludo.
Mariana, ante todo mil gracias por toda la información que ofreces gratuitamente. Si me sobrara el dinero te garantizo que no estaría preguntando… si no contratándote. Algún día… De momento, una duda sobre PDF para impresión en Createspace.
Tengo un libro de corte juvenil, fantasía épica, totalmente maquetado, ya en PDF. Eso por un lado. Por otro lado, tengo un mapa en photoshop a una calidad fantástica y estupendísimo. La pregunta… ¿explotaría en Createspace si guardo el PSD en PDF, empleo adobe acrobat pro para insertar la página en el PDF mediante la herramienta de «insertar página» y lo «calzo» tras la portada, entre la hoja de datos y el índice? En mis pruebas queda estupendo y nítido, pero ignoro si el PDF de Photoshop es compatible con createspace… Pasando el mapa a TIFF pierde calidad, las letras de la leyenda quedan borrosillas; pasándolo de PSD a PDF se ve perfecto… en pantalla, claro.
A riesgo de ser pesada, me repito: mil gracias por tu blog y toda la información que ofreces.
Hola, Amalia. El PDF es PDF independientemente desde donde lo generes. Digamos que es una caja donde se guardan cosas y no importa dónde se compra la caja. 😆 Por tanto, el procedimiento que comentas es adecuado. Asegúrate de seleccionar PDF/X-1a en las opciones de PDF (las que aparecen tras Guardar como) para que no dé problemas de resolución ni de color. Aunque en pantalla el TIFF no se vea nítido como un PDF, este formato de archivo también es apto para impresión. Saludos y éxitos.
¡Mil millones de gracias! Los atajos y trucos que empleamos los torpes con Indesign darían para escribir un libro xD
Por si alguno de tus lectores se encuentra con el mismo problema de tener que meter UNA sola página de imagen en un libro ya maquetado y quiere emplear este truco: es muy importante que las dimensiones de tu PSD sean exactamente las mismas que las de tu PDF, marcar colores CMYK, ¡tener en cuenta los márgenes! y sí, como has indicado (y yo no había visto, muchas gracias), que el formato de PDF sea el mismo: x-1a:2001.
¡Un abrazo!
Di por sentado que el tamaño del PDF «original» donde incluirías el PDF hecho en Photoshop sería el mismo. 😉 Al final, debe quedar un PDF uniforme tanto en tamaño como en aspectos técnicos.
Gracias por la aclaración porque, efectivamente, será de utilidad para los visitantes. ¡Abrazo!
Buenos días, Mariana: Son sólo 3 preguntas
– El texto en word va en RGB (no hay modo de ponerlo en CMYK), luego… ¿después de calibrar todas las imágenes en photoshop, debo dejarlas a 300ppp y en RGB?
– Por otro lado: he creado el documento en word con 3 mm de sangre por cada lado (hay imágenes a sangre) luego al imprimirlo en pdf el tamaño debe ser de 216×303.
– Y por último… ¿cómo le digo al pdf que ponga las marcas de corte?
1. Al exportar a PDF/X-1a:2001 los colores pasarán forzosamente a CMYK.
2. No entiendo la pregunta, pero entiendo que has creado el documento con la sangría hacia dentro (por decirlo de algún modo).
3. No hay modo, Word no lo permite. Tendrás que avisar en la imprenta de este detalle, de que tu documento tiene 6 mm más de algo y 3 mm de ancho. O bien usar el apaño de poner marcas de corte a mano en encabezado y pies de páginas considerando que el tamaño del libro incluye la sangría.
Hola Mariana,
fenomenal tu blog, muchas gracias por los tips.
Un detalle: el enlace para obtener el Acrobat Distiller (4.01) solo funciona para quien tiene el Acrobat 4.0, por ser un Update, lo que por desgracia no es mi caso. Una pena.
Así que tuve que ir al PDFCreator que tampoco está mal.
Un saludo, J.R.Busty
Esa versión de Acrobat es la más antigua que encontré en la web de Adobe que, por otro lado, lo tiene un tanto escondido en las entrañas de sitio. PDFCreator es una alternativa muy buena a Adobe y también doPDF y PDF24. Saludos.
Hola Mariana, saludos desde Chile.
Tengo ya casi terminado un libro de poemas que debiera haber publicado hace dos años (una promesa a los que me conocen y que han leído mis escritos y una auto-promesa) y estoy en el proceso de inscripciones de ISBN, propiedad intelectual chilena, etc y también, producto de enterarme a través de tu blog y otros medios, comenzando el «tema» de la diagramación y preparación para impresión, tanto digital (una opción que no descarto pero que no me gusta mucho) como física. En este proceso me he encontrado con palabras como sangre (¿sangría?), línea de corte, etc y poco a poco he ido entendiendo -a duras penas- los conceptos. Pero lo que me pasa es que una vez que ya tenga el trabajo con todos los requerimientos y listo para la impresión por auto-publicación (opción sólo por un tema económico) deberé decidirme por las mejores opciones que, según mi propia investigación, son los más convenientes en cuanto a calidad, respaldo y prestigio y hasta ahora me estoy decantando por Createspace, KDP y Bubok (y Lulú); esto entendiendo que no son gratuitas y que siempre existe un costo asociado ya que la primera «prueba» la debe comprar el autor para ver si le satisface o no el trabajo. Con base a esto, me gustaría saber tu experiencia, en lo posible detallada paso a paso, cómo lo hiciste tú al publicar, cuánto te costó, cuántos ejemplares imprimiste y cómo ha sido el proceso de marketing.
Esperando tener algunas respuestas para orientarme y en un plazo corto ya tener el primer ejemplar de mi libro de poemas para comenzar con los siguientes proyectos, estoy atento a tus respuestas. Reitero mis saludos y gracias.
Hola, Eduardo:
Comprenderás que lo pides es un tanto desmedido: no puedo explicar, y menos paso a paso, todo lo que he hecho con mi libro o hago con los de los clientes, porque excede este espacio, rebasa el tiempo que puedo regalar, y tendría que escribir páginas y páginas para contestar. Además, hay datos que podría dar que fuera de contexto no tienen sentido, como decir cuánto me ha constado imprimir libros sin especificar tamaño, materiales, cantidad, etc.
Mi experiencia con las plataformas de autopublicación están más que desarrolladas en varias entradas de este blog; luego, tú deberás sacar tus conclusiones y ver qué quieres y qué te conviene.
Busca en este blog y en otros que aborden el tema de la autopublicación que encontrarás mucha información. Saludos y éxitos.
Ya no funciona el enlace.
Gracias por el aviso. Adobe ha eliminado el archivo de descarga de su sistema. Puedes bajar una copia desde aquí.
Hola Mariana. Llevo como dos annos maquetando desde word cuadernos de arqueologia y arte para estudiantes. Cada vez que tengo dudas siempre retorno a esta pagina y me aclaro. Sobre todo cuando pdf creator me da problemas inexplicables. Al final consigo resolverlo insistiendo, siguiendo los mismos pasos. Gracias Mariana, me has sido de gran ayuda. Leo todos tus textos relacionados con la edicion y maquetacion. Soy solo un aficionado a la edicion de textos docentes con imagenes, pero me lo tomo con mucha seriedad y dentro de un proyecto cultural colectivo y no lucrativo. Soy investigador cultural y he descubierto que no siempre los disennadores y editores consiguen reproducir en una impresion lo que el investigador tiene en su cabeza. Las editoriales suelen seguir sus propios juicios estilisticos. Ademas, he descubierto que, durante el proceso de disenno y maquetacion, surgen nuevas asociaciones (entre texto e imagenes, y entre fragmentos de diversas imagenes) que ofrecen pistas que enriquecen el texto del autor, y en mi caso, me han motivado a ampliar o generar nuevas ideas dentro de la investigacion. De modo que el proceso de edicion y maquetacion, en un espacio de total libertad, se ha convertido en la etapa final de la redacion de la investigacion. Hoy en dia, si tengo que entregar un estudio para publicar, le propondria a la editorial una maqueta impresa para que usen de guia, y no un texto con un grupo de imagenes. (Perdona la falta de acentos, escribo espannol en un teclado de USA). Gracias por tu ayuda, te sigo leyendo.
Hola Mariana,
Tengo una duda. Para maquetar la tesis la normativa me dice que tiene que tener un tamaño de papel 17×24 cm. La voy a maquetar en Scribus. En uno de los ejemplos que me envía la universidad para hacerlo igual, he visto que el pdf tiene un tamaño de página de 21×29,7 cm.
No entiendo muy bien esta relación. ¿Qué dimensiones debo poner en scribus cuando creo el documento?
Espero que me puedas ayudar. Muchas gracias
Hola, Ana:
Si te piden que el documento final tenga el tamaño 17 x 24 cm debes usar este tamaño para el documento en Scribus. Luego, cuando se exporta a PDF lo hace al tamaño del archivo original, o sea, 17 x 24 cm.
Creo que el ejemplo que te envía la facultad no debe estar bien exportado o bien lo han hecho así para poder imprimirla en una impresora doméstica. De todas formas, yo le preguntaría a la facultad por qué piden un tamaño y como ejemplo dan otro, para ahorrarte posibles sorpresas futuras. 😉
Espero haberte ayudado. Saludos.
Hola Mariana. El proceso que describes de cambiar la configuración de la impresora se hace en Word, después de eso ¿simplemente es guardar el archivo como PDF y listo?
Gracias de antemano por tu respuesta. Saludos
Hola, Jesús. No, Guardar como PDF hará que el PDF resultante sea de baja resolución y para impresión ese archivo no sirve (diferencias entre PDF). Tienes que imprimir en un PDF del mismo modo que harías en una impresora; o sea, tras cambiar la configuración debes hacer clic en Imprimir. Saludos.