Cómo imprimir un PDF para imprenta desde Word

Mariana Eguaras julio 23, 2017 @ 12:40PM

Por el 20 Abr, 2015 | 24 comentarios

 

Esta entrada está destinada a quienes necesitan obtener un PDF para imprenta desde Word, o bien uno creado en PowerPoint.

La gran mayoría de las plataformas de autopublicación, como CreateSpace, ofrecen plantillas gratuitas para maquetar libros en Word. Y también puedes descargar estas plantillas para Word que he hecho yo.

En esta entrada encontrarás la información necesaria para saber cómo obtener un PDF para imprenta desde Word.

Un PDF para imprenta posee características diferentes de un PDF para web o PDF de baja resolución. En este artículo de gráffica se explican los tipos de PDF que existen.

El PDF/X es un estándar para la industria gráfica, un tipo de PDF que cumple unas determinadas condiciones, y es distinto de los PDF que encontramos en Internet.

En Word existe la opción Guardar como PDF pero esta alternativa crea PDF con resolución web, no uno con las características que la máquina de impresión necesita. Por tanto, la mejor opción es recurrir a Acrobat Distiller o pdfCreator, ambos gratuitos.

El ejemplo siguiente está realizado con Acrobat Distiller y en un ordenador PC. Todas las imágenes pueden verse más grandes al hacer clic sobre ellas.

 

Pasos para obtener un PDF para imprenta desde Word

1. Lo primero es instalar Acrobat Distiller como impresora. Para ello, haz clic y descarga la aplicación Adobe Distiller e instálala en el ordenador.

2. Una vez ya instalada, verás que en Dispositivos e impresoras se ha agregado una nueva impresora denominada “Adobe PDF” (esto lo vez siguiendo la ruta Panel de control\Hardware y sonido\Dispositivos e impresoras).

Instalar Acrobat Distiller como impresora

3. Abre el documento que necesitas exportar como PDF para imprenta y ve a Archivo → Imprimir o bien utiliza el atajo de teclado Ctrol + P. Es decir, realiza la misma acción que si fueras a imprimirlo en una impresora doméstica.

4. Selecciona la impresora que figura como Adobe PDF.

Seleccionar impresora "Adobe PDF"

 

5. Haz clic en Propiedades de impresora.

Propiedades de impresora

 

Se abrirá una ventana como esta:

Propiedades de documento en impresora Adobe PDF

 

6. En Configuración predeterminada elige PDF/X-1a:2001 o PDF/X-3:2002 y en Tamaño de página del PDF busca el mismo formato que posee el documento de Word. Asegúrate que coincidan ambos formato, el del documento y el de salida del PDF, para que no dé error. Las demás opciones quedan como están.

Seleccionar PDF/X-1a y tamaño de documento

 

7. Haz clic en Aceptar, pon el nombre que deseas que tenga el archivo y Guardar. El documento de Word se imprimirá en un PDF con características para imprenta. Y… ¡PDF para imprenta creado!

 

Este archivo PDF sirve para imprimir en offset y en digital (impresión bajo demanda) porque cumple con el estándar PDF/X, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Comprobación en Adobe Professional de PDF para imprenta

 

Este procedimiento también es útil para imprimir PDF/X desde diapositivas de PowerPoint. Los pasos son los mismos.

Tanto en CreateSpace como en Amazon KDP el PDF/X-1a:2001 funciona sin problemas para la cubierta y el interior del libro.

Si trabajarás con una imprenta, no con una plataforma de autopublicación, es posible que solicite otro estándar de PDF distinto al del ejemplo, como PDF/X-3:2002 o PDF/X-4:2008. En este caso, pregunta con cuál y en el paso 6 selecciona el que corresponda.

 

Recursos e información adicional

    24 Comentarios

  1. Hola Mariana,
    gracias por tu información que siempre es muy útil. Yo trabajo en una imprenta online y estos son los aspectos que suelen ocasionar los problemas más frecuentes a nuestros clientes: crean su diseño con Word o Publisher y lo imprimen en pdf pero sin prestar atención al formato. Los invitaré a leer tu artículo 🙂
    Gracias, un saludo
    Antonia

    Stampaprint

    21 abril, 2015

  2. hola, y como hago con el pdf creator? xq no he podido bajar el adobe distiller, me tira error al instalarlo, saludos

    federico

    24 abril, 2015

  3. Hola Mariana, gran entrada e interesante porque no todo el mundo sabe usar otros programas con la precisión exigida para imprimir y word eso lo hace muy bien. Me ha venido una duda relacionada con el word, ¿no hay posibilidad como en indesign de poner marcas de corte y de sangrado en el PDF? Un saludo.

    makertan

    27 abril, 2015

    • No, Miguel. Esa opción, de momento, no la he descubierto si es que existe en Word. ¡Saludos!

      Mariana Eguaras

      27 abril, 2015

  4. Hola, muy buenas.
    A ver si puede usted orientarme sobre un asunto que me tiene muy confundido, y que, de alguna manera, tiene que ver con esta entrada.
    La entrada de su blog habla de como convertir un texto en Word en un pdf para que, para decirlo de una manera grosera, no de problemas en la imprenta. Cuando indica como configurar la impresora virtual, dice usted que marquemos PDF/X-1a:2001 en configuración de salida. ¿Por qué esa y no otra?
    Buscando responderme yo mismo, he buscado en internet y he creido encontar en la página de gusgsm.com la respuesta. Allí, el autor escribe que “El estándar PDF/X-1a está ideado para ‘envío a ciegas’, cuando todos los ficheros deben entregarse ya en CMYK y sin elementos RGB o en modelos de color independientes de los dispositivos”. No tengo muy claro que significa eso. Pero como en la entrada de usted habla de preparar PDF para imprenta de autopublicación, así, sin referirse a ninguna en particular, creo entender que el convertirlo a este estándar garantiza que la información respecto al color llegua al impresor, y da lo mismo qué tipo de máquina impresora tenga mientras esta sepa interpretar el estándar en cuestión.
    No se como son las imprentas de autopublicación, pero como trabajan con tiradas cortas, me las imagino parecidas a las impresoras domésticas, más potentes, más rápidas, más esto, más lo otro, pero con las limitaciones propias de una impresora doméstica (corríjame si hablo tonterías). Limitaciones con respecto al color, mayormente. Se me hace que es el color, la información respecto a este, lo que hace tan complejos los PDF, que haya tantos tipos y estándares en los PDF.
    Un ejemplo: tengo una foto en la pantalla y la mando imprimir a papel. Que salga más o menos fiel a lo que tenía en pantalla dependerá, no solo de la información que el PDF trasmita a la máquina impresora, si no de la tinta, que es algo físico, con unas propiedades que van a ser siempre variables, aunque muy sutilmente. En una offset tendrán más control sobre esto, puede que hagan sus propias mezclas, pero, en una imprenta de autoedición, ¿tienen más control sobre la tinta que el que yo pueda tener sobre la tinta de mi impresora? (siga corrijiéndome si continúo hablando tonterías)
    Y es aquí a donde quería llegar.

    En el caso de un documento en Word que voy a imprimir en mi impresora doméstica, puedo hacerlo directamente, imprimiendo desde Word, o pasándolo primero a PDF y luego imprimiendo; en este último caso, ¿importa el estándar con que lo convierta en PDF? Usted respondrá: Dependerá de la impresora que tengas. Cuando voy a imprimir y pincho en Propiedades de la impresora, puedo variar cosas como “calidad de la impresión”, elijiendo entre distintos valores: máxima, alta, normal, rápida; o puedo hacer ajustes en los colores: variar el brillo, el contraste, la intensidad… Pero todas estas opciones están dadas a escala de usuario, no son muy distintos a los ajustes que le haces al televisor.
    Si, por otra parte, uso el Acrobat Pro (es el programa que ha usado para comprobar si el PDF creado cumplía el estándar y por eso lo menciono) para hacer los ajustes en la impresión, puedo modificar los valores de “secuencia de reventado” o “Densidad neutra” de la tinta de un PDF. (La ruta sería: Avanzadas > Producción de impresión > Administrador de tintas). A lo mejor estas cosas son las mismas que haría desde las Propiedades de la impresora, allí a escala de usuario y aquí a escala de… de alguien que sabe lo que hace.

    En fin. Lo que quería saber si es necesario tener presente este tipo de cosas con la impresora que tenemos en casa. Hice una prueba creando y guardando un documento como PDF desde Word. Lo hice marcando la opción “Compatible con ISO 19005-1(PDF/A)”. Es la única opción relativa a normas ISO que trae. Y luego hice la comprobación que hizo usted y me salió que no era compatible con la norma. Supongo que por cosas así es por lo que decía usted que no se fiaba de Word. Ese mismo documento en Word lo pase a PDF con una impresora virtual, con ese estandar, hice la prueba y en efecto, era compatible. Imprimí ambos textos pero no soy capaz de ver ninguna diferencia. Bien es cierto que los documentos eran texto plano, con algúna cursiva y negrita en los rótulos, sin ningún otro color que no fuera el negro y sin florituras, así que no se si en este caso la comparación se suscita.

    Juan Fernández

    23 septiembre, 2015

    • Hola, Juan. Son varios los temas que pregunta y exceden lo que pueda responder en un comentario, por lo que intentaré ser breve:

      — No existen las impresoras de autopublicación; existen imprentas, empresas de autopublicación y plataformas de autopublicación.
      — La impresión digital (más usada para tiradas cortas) y la impresión en offset (más usada para tiradas largas) no tienen nada que ver con la impresión en una impresora doméstica (más información aquí).
      — La impresora doméstica puede ser láser o a chorro de tinta; la calidad de impresión que ofrece una en muy dispar de la que ofrece la otra (más información aquí); en ningún caso se utilizan para imprimir libros o publicaciones.
      — La calidad de la tinta y el el tipo y calidad del papel también son determinantes para una buena impresión.
      Estándares PDF existen varios. La mejor alternativa es preguntar con qué tipo de PDF trabaja la imprenta a la cual se enviará el trabajo; no todas prefieren PDF/X-1.
      — Para responder a su última pregunta: no es necesario aplicar la información de esta entrada para la impresión en una impresora que tenemos en casa.

      Muchas gracias por comentar. Saludos.

      Mariana Eguaras

      24 septiembre, 2015

  5. ¿Se supone que ése formato PDf/X es el que se necesita para Creatspace? ¿Qué ocurre si se usa el modelo habitual de PDF?

    Gerardo

    25 abril, 2016

    • No se supone: te confirmo que no da problema alguno con ese tipo de PDF. Si usas uno “habitual” (entiendo que te refieres a uno con resolución web) te dará error al momento de pasar la comprobación y la impresión será deficiente.

      Mariana Eguaras

      25 abril, 2016

  6. Pues nada, seguiré esas instrucciones que detallas en tu artículo, que por cierto es muy didáctico para megatorpes como un servidor.

    Gracias y un saludo.

    Gerardo

    26 abril, 2016

  7. Como saber en que parte de un libro en PDF, se utilizo tal fuente, por ejemplo, en propiedades me sale que utilice la fuente arial, hay una forma de saber en parte o pagina del libro fue utilizada esa fuente, o tal ves saberlo en word, que me resalte ese texto – gracias

    manel fajardo

    30 noviembre, 2016

    • Que yo sepa no se puede saber en qué parte específica de un PDF se utiliza una fuente u otra, sí en todo el documento. Si no son muchas las fuentes, con saber las que tiene el PDF e investigar un poquito sobre la anatomía de la letra se acaban “adivinando” las fuentes empleadas.

      Mariana Eguaras

      30 noviembre, 2016

  8. Hola Mariana!

    me llamo Clara estoy maquetando mi tesis en word 😉 y tus posts me están ayudando mucho. Pero estoy teniendo problemas con convertir a pdf con formato de calidad alta. Acrobat distiller en los links que ofreces no son para apple (tengo un mac) y lo mismo con pdf creator… a parte tengo yo el programa de adobe pro con el distiller pero me da error cuando le doy a convertir y no logro saber porqué… qué opciones tengo, porfavor, Mariana?

    Muchas gracias por tu ayuda y tu blog!!

    Clara

    Clara

    4 abril, 2017

    • Hola, Clara:

      Desde Word solo podrás hacerlo como indico en esta entrada. Para obtener un PDF con calidad de impresión tiene que usar las opciones PDF/X-1 o PDF/X-3. Puede ser un problema de instalación de Distiller: prueba a desinstalarlo y volver a instalarlo. No sabría cuál puede ser el error sin ver el proceso, el ordenador, etc.

      Busca la versión de Distiller para Mac en la página de Adobe. Y el PDFCReator con escribir pdf creator mac en Google aparecen cientos de lugares desde donde descargarlo.

      Saludos y suerte.

      Mariana Eguaras

      4 abril, 2017

  9. Hola gracias por tanta información tan valiosa.
    Un gran trabajo, hasta pronto.

    Lázaro Oscar Correa Govea

    9 junio, 2017

  10. Hola, Mariana:
    Gracias por la entrada tan detallada.
    Es posible que tenga que maquetar una tesis desde Word y pasarla a PDF, pero he buscado el Acrobat Distiller y el pdfCreator para Mac y no ha habido manera. ¿Cómo puede hacerse entonces desde un Mac?
    Muchas gracias.
    Un saludo

    Marián Sáenz-Diez

    12 junio, 2017

    • Hola, Marián:
      Siempre que he utilizado Mac tenía instalado el Adobe Professional, así que no necesité descargar el Distiller (que, por lo general, está oculto en las tripas de los servidores de Adobe…).
      Entiendo que con cualquier conversor de PDF deberías poder hacerlo (igual en un PC). Esta entrada puede serte útil: Las 8 Mejores Impresoras PDF para Mac OS X. Luego, tienes que asegurarte que en las preferencias esté las opciones de PDF para impresión (los PDF-X).
      Saludos.

      Mariana Eguaras

      12 junio, 2017

      • Me temo que el Acrobat se me sale de presupuesto…
        El único del artículo que parece tener las opciones de PDF para imprimir, la “impesora PDF Bullzip”, resulta que, cuando lo buscas, te dice que es para PC…
        ¡Qué mala suerte!
        Gracias, Mariana.
        Un saludo.

        Marián Sáenz-Diez

        12 junio, 2017

          • Lo intentaré, a ver.
            Gracias, Mariana.
            Un saludo.

            Marián Sáenz-Diez

            12 junio, 2017

  11. Mariana, ante todo mil gracias por toda la información que ofreces gratuitamente. Si me sobrara el dinero te garantizo que no estaría preguntando… si no contratándote. Algún día… De momento, una duda sobre PDF para impresión en Createspace.
    Tengo un libro de corte juvenil, fantasía épica, totalmente maquetado, ya en PDF. Eso por un lado. Por otro lado, tengo un mapa en photoshop a una calidad fantástica y estupendísimo. La pregunta… ¿explotaría en Createspace si guardo el PSD en PDF, empleo adobe acrobat pro para insertar la página en el PDF mediante la herramienta de “insertar página” y lo “calzo” tras la portada, entre la hoja de datos y el índice? En mis pruebas queda estupendo y nítido, pero ignoro si el PDF de Photoshop es compatible con createspace… Pasando el mapa a TIFF pierde calidad, las letras de la leyenda quedan borrosillas; pasándolo de PSD a PDF se ve perfecto… en pantalla, claro.
    A riesgo de ser pesada, me repito: mil gracias por tu blog y toda la información que ofreces.

    Amalia

    18 agosto, 2017

    • Hola, Amalia. El PDF es PDF independientemente desde donde lo generes. Digamos que es una caja donde se guardan cosas y no importa dónde se compra la caja. 😆 Por tanto, el procedimiento que comentas es adecuado. Asegúrate de seleccionar PDF/X-1a en las opciones de PDF (las que aparecen tras Guardar como) para que no dé problemas de resolución ni de color. Aunque en pantalla el TIFF no se vea nítido como un PDF, este formato de archivo también es apto para impresión. Saludos y éxitos.

      Mariana Eguaras

      18 agosto, 2017

      • ¡Mil millones de gracias! Los atajos y trucos que empleamos los torpes con Indesign darían para escribir un libro xD

        Por si alguno de tus lectores se encuentra con el mismo problema de tener que meter UNA sola página de imagen en un libro ya maquetado y quiere emplear este truco: es muy importante que las dimensiones de tu PSD sean exactamente las mismas que las de tu PDF, marcar colores CMYK, ¡tener en cuenta los márgenes! y sí, como has indicado (y yo no había visto, muchas gracias), que el formato de PDF sea el mismo: x-1a:2001.

        ¡Un abrazo!

        Amalia

        18 agosto, 2017

        • Di por sentado que el tamaño del PDF “original” donde incluirías el PDF hecho en Photoshop sería el mismo. 😉 Al final, debe quedar un PDF uniforme tanto en tamaño como en aspectos técnicos.

          Gracias por la aclaración porque, efectivamente, será de utilidad para los visitantes. ¡Abrazo!

          Mariana Eguaras

          18 agosto, 2017

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