El contenido de esta entrada es útil para cualquier documento y tiene el objetivo de señalizar errores de formato que deberían evitarse en cualquier escrito.

Las cuestiones que detallo sirven cuando envías un manuscrito a una editorial o concurso; también para cuando lo mandas para su corrección y maquetación e incluso a los lectores cero.

Además, son sugerencias útiles para cualquier tipo de texto que no se vaya a convertir un libro. Dotar a los documentos de una imagen profesional nunca está de más.

Si te has decidido por enviar un manuscrito a una editorial esto no solo se interesará por la historia; también lo hará por las condiciones en las que lo hagas, porque esto habla de cuán profesional eres.

Con la cantidad de originales que reciben las editoriales, ¿crees que se van a decantar por uno con un aspecto  de formato irregular? ¿Con uno que evidencia poca profesionalidad?

Puedes perder la oportunidad de ser publicado solo por enviar un manuscrito antiestético y desprolijo.

Para que tu obra sea considerada, para ser publicada o ganar un concurso literario, debe pasar cierto número de cribas.

La primera de estas es la estética, la de la presentación formal de la obra. Es la que causa la primera impresión y, si esta no es buena, tu original va a la papelera; literalmente.

Incluso cuando se lo mandas a tu editor freelance o al corrector antes tienes que hacer esta revisión de formato.

Te lo agradecerán y harás que su trabajo sea más placentero. Tendrán mejor predisposición con tu obra y querrán seguir trabajando contigo.

Los profesionales de la edición sentimos una automática predilección por aquellos autores que nos mandan archivos limpios de basurilla. 😉

También hazlo antes de remitir la versión final revisada al maquetador que plasmará tu obra en una maqueta. Porque en los viajes que el archivo hace entre editor, autor y corrector se pueden generar erratas.

Y con más razón aún si el original no ha pasado por las manos de un corrector y va directo a maquetación.

En esta entrada ya mencioné algunos aspectos relacionados con el formato de documentos, enfocados en la maquetación de contenidos.

Y en este artículo adiciono más cuestiones, incluso las básicas, con el objetivo de facilitar la limpieza de documentos.

No se trata de diseñar o maquetar un archivo para que se parezca a un libro, sino «formatear». Se trata de quitar basurilla y cuestiones de formato que entorpecen la lectura y el trabajo editorial.

Todos los puntos mencionados son reales y extraídos de archivos que han llegado a mis manos; incluso hasta los más singulares.

Resumen de errores de formato que es mejor evitar

¿Quieres ahorrarte leer esta entrada pero saber de qué va? A continuación incluyo una lista de las pifias de formato que aquí expongo.

• El mal uso de tabuladores y espacios en los textos para sangrar y alinear párrafos.
• La superabundancia de líneas blancas sin ton ni son; esas que se generan a fuerza de golpear reiteradas veces la techa Enter/Intro/Entrar.
• El incorrecto empleo de viñetas y listas numeradas.
• La equivocada manera de anotar y comentar los textos.
• Berenjenales tipográficos varios.

Si quieres saber por qué conviene evitar estos fallos y cómo solucionarlos, sigue leyendo.

También puedes descargar esta checklist y comprobar si tu manuscrito pasa el saneamiento de formato.

Para ejecutar ciertas limpiezas en Word puede crearse una macro, aunque debe tenerse cuidado de que una orden no interfiera o invalide otra.

Uso indiscriminado de tabuladores y espacios en blanco

Para evidenciar cualquier marca de formato oculta debes activar Mostrar todo de Word. De este modo, podrás apreciar si existen tabuladores y espacios en blanco inútiles.

La marca oculta de un tabulador en Word es una flecha corta, parecida a esta →; mientras que la de un espacio en blanco es un punto medio (·).

Puedes hacer algunas cosas con los tabuladores y los espacios, aunque aquí me centraré en lo que no debes hacer.

Aplicar tabuladores para sangrar texto

Las sangrías no se hacen a fuerza de poner un tabulador al inicio del texto. Para esto se usa la opción sangría de primera línea en Párrafo.

La ayuda de Word sugiere colocar el cursor al principio del párrafo y poner un tabulador para que, al presionar Enter, se aplique sangría a la primera línea del párrafo siguiente.

Mejor olvídate de esta alternativa de formato, ya que la mayoría de las veces no funciona. O bien quedan párrafos con sangrías y otros sin ella, o con sangrías de diferente tamaño.

Usar espacios en blanco para sangrar texto

Igual que el caso anterior: la sangría se establece en las características del párrafo. Y, si no quieres hacer uno a uno —algo lógico— para eso existen los estilos de párrafos.

No vale «yo uso siempre cuatro espacios para la sangría». Es un error y no es un antojo mío, ya que este uso indebido puede acabar generando erratas.

Por ejemplo, que muchos párrafos comiencen con un espacio; esto sucede porque es común en edición buscar dobles espacios para remplazarlos por uno.

Otro problema que da este mal uso es en la composición. La distribución de los caracteres en la línea difiere según la fuente y las palabras. En definitiva: cuatro espacios de una letra no son iguales a cuatro espacios de otras.

Alinear texto con tabulador o espacios en blanco

Otro de los errores que alcanza la categoría de horror en el formato de archivos. 😆

No alinees textos a la derecha apretando eternamente la barra espaciadora hasta hacer que esta coincida con el margen derecho.

Lo mismo vale para centrar textos. Clac clac clac clac clac… en la barra espaciadora hasta hacer que el texto alcance, más o menos, al centro de la página es incorrecto.

Tampoco uses el tabulador para ello, ni siquiera el tabulador derecho. Este se usa para alinear cifras y los números de los sumarios, entre otras cosas.

La alineación de los textos también se configura en la pestaña Párrafo.

Espacios entre bloques de texto

Como menciono anteriormente, la pestaña Párrafo de Word permite configurar las características de parágrafo, cuyo carácter oculto es ¶.

Otras de esas particularidades es la de ajustar los espacios entre párrafos, en sentido vertical, en un documento.

Tanto la interlínea como la línea blanca que percibe el ojo en el papel o la pantalla hoy se determinan y componen en ordenador.

De ahí que aplicar retornos de carro para separar párrafos se juzgue como un uso indebido en la edición de.

Incluso en textos en HTML debería omitirse el doble Enter para generar una línea blanca.

Para solucionar esto se recurre a la adición de espacio anterior y posterior al párrafo; o a uno u otro según el caso.

Poner una línea en blanco tras cada párrafo

Espaciar los párrafos principales con una línea vacía entorpece el trabajo del editor, pero también se presta a confusión.

Por ejemplo, en las novelas donde un espacio en blanco se emplea para indicar un cambio; sea de narrador, de tiempo, etc., este espacio indica un cambio sustancial.

Cierto es que este blanco suele ser mayor y equivalente a dos o tres líneas. Sin embargo, el maquetador no tiene por qué adivinar que así es (sí, adivinar, porque no lee el texto).

Y todo un manuscrito repleto de líneas en blanco sin función alguna puede hacer que los errores de composición aumenten.

Las novelas, los ensayos y cualquier texto de corrido con las mismas características no llevan una línea en blanco separándolos.

En libros prácticos y de no ficción, con diferentes jerarquías de texto principal, el ojo sí puede ver un espacio entre ellos.

Sin embargo, en una maquetación exquisita esa línea no está hecha a fuerza de Enter. ¡Exacto!: está compuesta con espaciado anterior o posterior al párrafo.

Insertar varios retornos de carro tras los títulos

Lo mismo vale para separar textos con jerarquías diferentes, como son los títulos del texto principal.

Siempre es preferible adicionar espacios anterior y posterior que líneas en blanco generadas con saltos de carro.

Entre otras cosas, porque es muy posible que no recuerdes cuántos Enter has agregado en los capítulos anteriores.

O que pierdas el tiempo una y otra vez yendo a contar cuántos has puesto en otros capítulos.

Camuflar espacios horizontales achicando el cuerpo de la letra

Cuando se desea que haya una separación pequeña entre párrafos debe recurrirse, nuevamente, al espacio posterior y agregar un valor.

No procede separar bloques de texto agregando una línea blanca con el cuerpo de la letra disminuido.

Por ejemplo, un texto a 12 pt, abajo una línea blanca a 4 pt y, a continuación de esta, otro texto. Solo hay que agregar al primer bloque un espacio posterior de 4 pt.

Además de ser un error de formato que puede causar otros es una pérdida de tiempo.

Últimamente lo observé en escritos en los que se pretende separar títulos de diferente jerarquía.

Usar tropecientos Enter para separar capítulos

Uno de los problemas que genera esta situación es que si agregas un párrafo en los primeros capítulos se descuajeringa el inicio de todos los capítulos siguientes.

Incluso si solo añades un par de líneas todo lo que sigue se descuadra; eso pueden ser páginas y páginas y hasta prácticamente un documento entero.

Para solventar este punto existe el salto de página y el salto de sección. Puedes aprender qué son y cómo establecerlos aquí y aquí, respectivamente.

Dejar líneas en blanco para iniciar un capítulo

Has decidido enviar el manuscrito con cierto estilo y quieres que los inicios de los capítulos comiencen más abajo.

Bien, pero no lo hagas a fuerza de golpes en Enter; entre otros motivos, por lo que comenté en el punto anterior.

Para ello usa el salto de sección y establece un margen superior más amplio que para el formato del resto del documento.

Emplear saltos forzados de párrafos

Si los retornos de carro a troche y moche no sirven menos aún los saltos forzados de párrafo.

Son los saltos que se evidencian con el carácter oculto ↵ al final de un párrafo.

Estos hacen que todos los textos conformen un bloque único sin importar lo que ves. Es decir, puede ser que observes tres párrafos, pero si están separados entre sí con saltos forzados en realidad se trata de uno solo.

Prueba a seleccionarlo con tres clics rápido y confirmarás lo que digo.

Al momento de editar el texto o trabajar con él para maquetarlo puede dar múltiples problema. Tres de ellos son:

1. no saber realmente dónde termina un párrafo y empieza en siguiente;
2. impedir la correcta aplicación de la sangría;
3. entorpecer y hasta imposibilitar la aplicación de estilos.

Las listas de viñetas, números o letras

Las viñetas y las enumeraciones son un formato de párrafo que se emplean para listar o clasificar expresiones. Su fin es ordenar y jerarquizar la información.

Las listas no se emplean en las novelas y cuentos. Y, para otro tipo de libros, debe evaluarse si procede o no su uso en función del contenido.

Esto significa que los siguientes asuntos no son pertinentes:

Usar viñetas de raya para puntuar diálogos

Nunca deben utilizarse guiones en viñetas para puntuar diálogos, sino rayas de diálogo.

Las frases dichas por los personajes no necesitan de jerarquización alguna; por tanto, es un error usar párrafos «enviñetados», con el formato de viñetas.

En esta entrada encuentras una solución si los textos de los diálogos se han convertido en viñeta.

Aplicar viñetas de símbolo con fines errados

No embulletees párrafos «para adornar el texto» (sic). No solo no lo haces sino que además tergiversas el sentido del contenido.

Ten en cuenta que las viñetas y, sobre todo, las listas multinivel indican subordinación al párrafo anterior.

Y un lector entenderá esto, no que has puesto una estrellita o un puntito para «adornar» el texto.

Tampoco es válido emplear las viñetas «para que el texto respire» si quieres una maquetación con más blancos o vacíos; es decir, lo que en composición se conoce como espacio negativo.

Mejor coméntale esto al diseñador o maquetador para que te haga una propuesta de retícula que contemple esta variable.

Hacer de cada párrafo una lista numerada

Esto es extraordinario, inusual, pero una vez lo vi y casi me da un jamacuco.

Con el ánimo de contar los párrafos que iba escribiendo, el autor había aplicado el formato de lista numerada a todos los que aparecían en el documento. 😆

Se salvaban los títulos y notas al pie, pero no así los párrafos principales de la obra.

Word no permite agregar o quitar números de párrafo para contarlos. Sí agregar o quitar números de línea y puedes hacerlo en Configurar página de la pestaña Disposición.

Anotaciones al contenido

Word y cualquier procesador de textos cuentan con una función específica para dar formato a las notas en un escrito.

Las notas al pie de página deben agregarse con la función correspondiente: Referencias → Insertar notas al pie. Lo mismo aplica para las notas al final.

Por tanto, a la hora de revisar cómo están configuradas las notas en un documento evita:

Incluir las notas en un cuadro de texto

Más de un documento llegó a mí con el texto de las notas dentro de un cuadro de texto en la parte inferior de la página.

Esto produce problemas de formato en Word, como que:

• el cuadro se mueva y vaya hacia cualquier lado si se agrega una línea o algunas palabras a un párrafo;
• no se produzca la vinculación entre la referencia y el texto de la nota;
• que el cuadro resulte molesto porque se superpone o interfiere con el resto del contenido.

Y problemas para maquetar en InDesign, como que:

• la caja de texto se coloque en cualquier lugar;
• el texto de la nota se intercale con el texto principal;
• la caja «no pase» y, por ende, tampoco el texto que está dentro.

Poner las notas como texto principal

Las notas al pie o al final son notas, no son texto principal. Reflejan un contenido aclaratorio, con una importancia subordinada al texto en sí de la obra.

Argumentos como «las notas son tanto o más importantes que el resto del texto» no proceden; al menos no es una premisa con sustento.

Si el texto de las notas tiene esas características el problema está en el planteamiento que has hecho del contenido.

Y no tiene que ver con la extensión de la notas sino con el valor descriptivo, informativo, etc., asignado al texto.

Si las notas son muy largas para situarlas al pie inclúyelas al final del capítulo o del libro.

Además, tipográficamente el formato de las notas tiene un cuerpo menor al texto principal, para que el lector identifique su jerarquía.

Insertar comentarios en medio del texto

Word y cualquier otro procesador de texto ofrecen la función de insertar comentarios, hasta InDesign la tiene.

Por tanto, no procede agregar cuadros de textos arriba del contenido de la obra con el fin de dejar una aclaración.

Tampoco es buena idea poner comentarios entre paréntesis o corchetes en medio del texto. Ni siquiera si ese texto se pone en otro color.

Con ello se corre el riesgo de que estos comentarios salgan publicados.

Lo idóneo, siempre, es poner un comentario usando el comando correspondiente. En Word está en la pestaña Revisar → Comentarios.

Galimatías tipográficas

Fuentes y variantes

En este artículo Ana Bustelo da pautas del uso de tipografía y variantes (cursivas, negritas, etc.) en un manuscrito.

Destinar muchas fuentes diferentes a los textos de tu obra no lo hará más llamativo o interesante; al contrario, parecerá una caja de Pandora tipográfica.

Hay letras pasables, pero otras son imposibles de leer sin que los ojos se estropeen.

Que te gusten las góticas no es justificación para que incluyas párrafos en este tipo de letra. No estamos en la Edad Media y, por tanto, no estamos acostumbrados a leer textos con ellas. 😉

Al momento de enviar un manuscrito a una editorial, concurso o profesional opta por fuentes estándares; por aquellas que todos tenemos en el ordenador.

Recuerda que en este momento lo que importa no es la forma, sino el contenido.

Cuando mandas un original para su consideración o para que sea editado el ojo se pone en el contenido.

Y lo anterior también vale para cierto abuso que suele hacerse de la cursiva.

Aparte de los usos normativos de la cursiva, algunas veces esta variante se emplea como recurso para diferenciar textos intercalados en el principal.

Por ejemplo, cuando el texto es una carta, una fábula o alude una historia dentro de un cuento, a pensamientos, etc.

Si estos textos ocupan varias páginas acabarán cansando la vista, porque los contenidos largos presentados en cursiva fatigan.

Por tanto, es mejor dejarlos en redonda y que se agregue una sangría de párrafo a la izquierda; lo que se conoce texto a bando.

Este recurso evidencia que se trata de otro texto, diferente al principal, sin arriesgar la visión de quien lo leerá o trabajará con él.

Una lista de noes a seguir

A continuación, dejo una lista de acciones que se deben obviar. Precede un NO a cada ítem siguiente:

• Usar como superíndice un cuerpo menor de letra; emplea la opción de formato Superíndice en Fuente. Lo mismo con subíndice.
• Agrandar la primera letra de una frase en mayúsculas, porque generas falsas versalitas. Usa versalitas, que para eso están.
• Capitalizar todas las palabras de un título o frase; dificulta la lectura y, en más de un caso, es un error gramatical y ortográfico.
• Abrumar con palabras y títulos todos en mayúscula; piensa: ¿qué aportas al texto al usarlas?
• Poner negritas a todo lo que crees que debe resaltar o es «importante»: un libro no es un blog, y ni así.
• Lo anterior también vale para negritas cursivas, cursivas, versalitas y subrayados. Y más aún si se combinan variantes.

Muchas de las cuestiones planteadas se encargará de plasmarlas en el manuscrito el corrector; otras el maquetador de acuerdo a la línea editorial de la casa que publicará tu libro.

Un apunte sobre los estilos de párrafo

El diseño, la maquetación, la puesta en página —la forma— es una fase posterior a la preedición y al formateo de un documento.

Sin embargo, se agradece el uso de estilo de párrafo en un manuscrito. Sobre todo, para conocer las jerarquías de los textos.

Si pones todos los títulos con el mismo tamaño de letra, no hay modo de saber cuál es el de nivel 1 y cuál el de nivel 2. O de diferenciar entre un texto principal del texto de una cita o una carta.

Algunas editoriales, incluso sellos de un gran grupo editorial, exigen a sus autores que les presenten los manuscritos en plantillas de Word con los estilos aplicados.

Por tanto, tu obra será mejor apreciada por el editor que si le llega en formato de texto plano. Pero no te pases de emotivo y uses tropecientos estilos, porque lograrás el efecto contrario.

En este punto es importante diferenciar a quién le estás por enviar un manuscrito:

• un editor leerá el texto y hará los ajustes necesarios para diferenciarlos si el archivo no los tiene;
• un corrector lo hará según la corrección que hayas contratado y el tipo de trabajo que hayas acordado con él;
• el maquetador no tiene modo de saber las jerarquías de los textos si no se lo indicas mediante los estilos o de algún otro modo (que no entorpezca el trabajo de composición).

Es decir, debes considerar en qué etapa de edición se encuentra tu obra para saber cómo proceder.

Descarga esta lista de verificación para comprobar que tu documento está limpio de errores de formato.

En qué momento hacer la limpieza de formato del archivo

Como la mayoría de las cuestiones editoriales: «Depende». Depende de a quién se lo envíes y con qué fin.

Por tanto, revisa las cuestiones citadas arriba antes de:

• Mandar tu obra a una editorial tradicional con tu propuesta de publicación: sé y da una imagen profesional.
• Enviar un manuscrito a tu editor o corrector: te amarán y serán felices trabajando contigo.
• Presentar la obra a un concurso: un archivo desestructurado no pasa de la primera ronda/filtro/criba.
• Remitir el archivo definitivo al maquetador: también te querrá mucho. Y, además, eliminarás de manera considerable la posibilidad de cometer errores y la cantidad de correcciones posteriores que hay que incorporar en la maqueta.
• Expedir cualquier tipo de documento de carácter no doméstico: causarás una buena sensación, además de demostrar profesionalidad.

Y recuerda, siempre ¡siempre! entrega la última versión del archivo.

Vaya al profesional que vaya, que el archivo tenga la versión definitiva y revisada, lista para pasar a la siguiente fase.