Cómo gestionar y producir libros para empresas y otras entidades

Mariana Eguaras abril 4, 2019 @ 2:42PM

Por el 4 Abr, 2019 | 1 comment

 

Existen unos libros para empresas que están relacionados con su funcionamiento y administración. Se trata de libros de firmas, de contabilidad, de actas, de bienes, de registro, etc.

Este tipo de publicaciones son las que debe llevar al día una empresa para cumplir con diferentes normativas. No hablaré de ellas, ya que es un tipo de material que se adquiere en cualquier librería; además de no requerir edición alguna.

En esta entrada hago referencia a los libros para empresas que se encuadran dentro de lo que llamamos edición corporativa.

También a la edición que se extiende a otros organismos no empresariales. Entre ellos, encontramos asociaciones, fundaciones, organizaciones, universidades, federaciones, secretarías y diversas entidades privadas o públicas. En estos ámbitos la edición se denomina como edición institucional.

Incluso algunas publicaciones para empresas son libros por encargo; es decir, que la obra no preexiste. Son piezas que se crean exprofeso y para los que se genera el contenido desde cero.

En resumen, en esta entrada comento:

  • Los tipos de publicaciones para empresas y algunas de sus características.
  • Las particularidades de la finalidad y el público que tienen estas ediciones.
  • Qué pasos considerar para ofrecer presupuestos para un proyecto editorial.
  • El panorama a considerar en cada fase de edición y ejecución de un trabajo editorial corporativo o institucional.

 

Algunas características de los libros para empresas y entidades

Algunas organizaciones no necesitan específicamente un libro, entendido este en su acepción más tradicional. Sin embargo, una empresa precisa documentos u otro tipo de publicaciones con un contenido cuidado y una presentación adecuada.

De este modo, casi la totalidad de las veces nos encontramos con lo que yo llamo publicaciones complejas. Me refiero a obras en las que además de texto hay elementos gráficos como imágenes, cuadros, tablas, esquemas, mapas, etc.

Así, cualquier entidad pública o privada puede demandar:

  • Publicaciones periódicas, como revistas, boletines, fascículos, cierto tipo de informe, etc.
  • Publicaciones específicas, para eventos determinados; por ejemplo, un libro conmemorativo por el cincuentenario de la empresa o la presentación de un proyecto.
  • Informes anuales, con información financiera y económica de la firma; o informes anuales de actividad de la asociación.
  • Manuales, de instrucciones, de operaciones, de buenas prácticas, etc.; incluso manuales específicos de uso de maquinarias o sistemas.
  • Evaluaciones, de operarios para obtener licencias específicas; por ejemplo, evaluaciones de gasistas para realizar instalaciones de gas en viviendas y edificios.

Ante este panorama, la primera característica que define a los libros para empresas o entidades es su finalidad.

 

¿Para qué quiere la empresa o institución hacer un libro?

Las opciones son varias y están ligadas a la necesidad de comunicación del organismo en cuestión. Según el caso, la entidad requiere:

  • Informar qué hacen, por qué lo hacen, con qué misión y valores.
  • Documentar diversos procesos y procedimientos de gestión, administración, etc.
  • Notificar los recursos asignados para cada proyecto, tarea, departamento, etc.
  • Dejar constancia de planificaciones y proyectos realizados, en desarrollo y por ejecutar.
  • Recoger información específica sobre un ámbito, un proyecto, etc.
  • Estimular el intercambio de información y el feedback.
  • Fortalecer la imagen de marca.
  • Dar instrucciones sobre algún procedimiento o uso.
  • Evaluar competencias para la ejecución de actividades específicas.

A su vez, cada una de las variables anteriores pueden ejecutarse hacia fuera y hacia dentro de la organización. Por tanto, se duplican las opciones mencionadas y, más aún, si algunos de los materiales se hacen en versión impresa y digital.

Con esto se llega a otro punto clave de los libros para empresas: a quiénes están dirigidos, cuál es su público, su target.

 

¿Para quién quiere la empresa o entidad hacer una publicación?

La producción de un libro corporativo o institucional difiere según el público. No es lo mismo una publicación para los empleados que para los clientes o para los proveedores.

El informe de actividades de una fundación puede ser el mismo para los asociados que para el público en general; incluso para las empresas que colaboran con la entidad.

Un informe de proyectos de una empresa puede contener una parte pública, accesible a cualquier persona; otra restringida a inversores y una última para quienes están desarrollando los proyectos.

El manual de instrucciones de una máquina puede ser el mismo para todos o diferir según el público al que va dirigido. Por ejemplo, puede haber tres partes del mismo manual con sectores diferenciados:

  1. Uno con indicaciones de uso para el cliente o usuario de la máquina.
  2. Otro con indicaciones específicas para el técnico, sobre reparación de la maquinaria.
  3. Y otro con directrices para la empresa de logística, sobre cómo trasladar e instalar la maquinaria.

Es decir, el mismo contenido, con determinadas modificaciones puede ser adaptado para diferentes públicos. Con esto, se evita repetir trabajo, se ahorra tiempo y se optimiza el proceso de edición.

Esto se debe a que todos los tipos de libros para empresas necesitan de los servicios editoriales; máxime si quieren lograr que se los reconozca por la calidad editorial de sus publicaciones o piezas gráficas.

Cómo gestionar y producir libros para empresas y otras entidades

 

¿Qué se necesita para producir libros para diferentes entidades?

La primera respuesta sería sencilla: lo mismo que cualquier otro libro. Sin embargo, y según varios factores, la edición de un libro puede variar considerablemente frente a otro.

Si bien los servicios editoriales básicos son compartidos por todos los tipos de libros, algunos servicios son prescindibles para los libros para empresas. Los lectores cero y los informes de lectura no suelen tener cabida en este tipo de edición.

Sin embargo, si el libro aborda una investigación científica es corriente que se solicite una revisión por pares antes de publicarlo. O si se trata de un informe de cuentas deba pasar previamente por un auditor externo.

Por tanto, la naturaleza de las publicaciones que produce una empresa es muy variada y debe analizarse caso por caso.

Un factor determinante es la fluidez en la comunicación; si percibimos que no se puede establecer un feedback constante con el cliente lo mejor es desistir.

Es importante que el posible cliente sea consciente de que no podemos adivinar lo que quiere; que no poseemos dotes predictivas para acertar, cuasi por arte de magia, en lo que desea. Si no brinda información será imposible trabajar; porque el cliente estará insatisfecho y nosotros perderemos tiempo y, por ende, dinero.

Por tanto, a continuación, pretendo esbozar las fases de trabajo generales desde la perspectiva del profesional de la edición. Por supuesto, esta visión no invalida que también sea informativa para la otra parte, para quien recibe los servicios.

Sumo algunos ejemplos prácticos de aplicación para que las explicaciones sean más gráficas.

 

1. Fase informativa: recolección de datos y esbozo del proyecto

Lo primero es recoger información sobre el proyecto editorial. Según mi experiencia, lo primordial es establecer la finalidad de lo que se desea y a quién va destinado. Este es el mejor modo de saber hacia dónde dirigirse y qué camino seleccionar para comenzar a recorrerlo.

En este primer estadio es oportuno preguntar si la empresa se ocupará de algunas tareas o las delegará a todas. Es decir, conviene determinar con claridad cuál es el trabajo a ejecutar: si el de packager, el de coordinador o el de una empresa de servicios editoriales.

El alcance y la responsabilidad de cada uno de los perfiles citados difiere; al igual que el presupuesto que brinde cada uno de ellos por su trabajo.

En este punto es importante conocer si la empresa tiene algún tope de presupuesto. Por algo muy sencillo: puede que no te interese trabajar en este proyecto.

Una situación posible es que pidan todos los servicios editoriales, exijan calidad y dedicación plena al proyecto por dos duros. En esta entrada justifiqué por qué el conocimiento, el tiempo y la dedicación demandan más gasto.

Por tanto, en esta fase vale dejar bien claro que cada servicio tiene su tarifa. Que si piden un apartamento vale tanto, pero si quieren una casa cuesta más; y que si desean una mansión con jardín tendrán que sacar la billetera grande. 😉

Con lo anterior en mente, ya se sabe si vale la pena seguir indagando sobre el proyecto para elaborar un presupuesto o no.

 

2. Evaluación de recursos: con qué se cuenta y qué requiere el cliente

El paso siguiente es evaluar el material que tiene la entidad para producir el libro. Y aquí se despliega un abanico de posibilidades para los servicios editoriales.

Según el tipo de empresa y de publicación, pueden ser necesarios más o menos servicios. Pueden requerirse la redacción y corrección de contenidos hasta la obtención de fotografías y elaboración de mapas o infografías.

Por ejemplo, puede que la empresa tenga ya textos redactados y gráficas acabadas, o que solo cuente con algunas presentaciones en PowerPoint, más el contenido de su página web. En tal caso, habría que sumar la redacción de los textos y la elaboración de elementos gráficos a la tarifa.

Si es un libro por encargo, como los de RBA-National Geographic que hice, todo el contenido está por generar. Para ellos hubo que investigar sobre el tema y lo mismo acontece en un libro conmemorativo para una firma.

También puede requerirse la traducción o la adaptación de contenidos. La traducción es necesaria si la publicación es para varios países o la compañía tiene alcance internacional; incluso si el libro es para un país diferente al de la casa matriz.

Por ejemplo, nosotros hemos traducido y remaquetado catálogos de una empresa alemana para España. No solo nos encargamos de la traducción de los textos sino también de la adaptación de algunos contenidos y de piezas gráficas.

Se hizo así porque algunas máquinas que se venden en España no están disponibles en Alemania y viceversa. También porque la presentación de los contenidos debía de hacerse de modo diferente por influencia cultural.

BÜFA - Catálogo de especialidades.

BÜFA - Catálogo de especialidades.

 

Cuando son libros de aniversarios de una firma seguro habrá fotografías antiguas que pueden usarse; sin embargo, también habrá que tomar nuevas imágenes, más actuales.

Algo similar sucede con los textos: habrá algunos escritos, pero otros habrá que generarlos y a todos unificarlos y corregirlos.

¿Cuenta la entidad con un manual de estilo o piezas similares ya editadas que sienten precedente? También vale la averiguarlo.

 

Diseño y estética del proyecto

Respecto al diseño y maquetación de una publicación, según la empresa y el tipo de publicación puede haber pautas preestablecidas.

Las revistas y los libros corporativos periódicos mantienen el diseño número a número; lo mismo sucede con manuales de instrucciones de un electrodoméstico de una misma empresa.

No hay que olvidar que el aspecto estético es lo que da identidad visual a una marca; lo que hace que se distinga de otra a golpe de vista, incluso antes de leer cualquier texto.

Muchas entidades tienen un manual de identidad visual corporativa que debe aplicarse en cada producto que se genera. Esta guía estandariza y armoniza diversos aspectos, como el tamaño de sus publicaciones, el uso de las tipografías y de los colores, entre tantos otros.

También conviene averiguar si se cuenta con archivos máster o maquetas preexistentes o si hay que crearlas; el trabajo de generar una es mayor que usar una que existe y tiene estilos de párrafos y bibliotecas creados.

Ejemplo de estos trabajos son los que hicimos con las revistas para el BID-INTAL y Amics de la Musica de Barcelona. También las que hacemos para Sedigas y dos universidades españolas.

Frente a estas situaciones, podemos encontrar que se requiere desarrollar un proyecto gráfico desde cero. Es decir, que el cliente quiere una propuesta única para su libro.

Llegado este punto, debe estimarse que el cliente querrá ver varias opciones de diseño del libro. Y que esto implica idear, desarrollar y plasmar entre dos y tres diseños diferentes; es decir, no debe olvidarse que el trabajo de diseño será triple.

Por ejemplo, presentamos tres bocetos con diferente estética y composición para un libro de la Alianza Europea de Investigación en Energía (EERA) que acabamos de editar. Lo mismo hicimos con otro cliente extranjero, para un libro corporativo, aún en proceso.

Nuevamente, vale la pena evaluar si el proyecto nos interesa y si hay presupuesto para ejecutarlos; al igual que si está dentro de nuestras posibilidades llevarlo adelante o necesitaremos de más colaboradores que los habituales.

Cómo gestionar y producir libros para empresas y otras entidades - EERA JP Nuclear Materials publishes its Strategic Research Agenda

EERA JP Nuclear Materials publishes its Strategic Research Agenda. Disponible para descarga en este enlace.

 

3. Elaboración de la propuesta editorial

A veces sentimos que hacer un presupuesto puede derivar en una pérdida de tiempo; esto no lo sabremos hasta que este sea aceptado o no. Independientemente de esto, hacerlo nos servirá de base para ganar experiencia e incluso como base para otros presupuestos.

En este tipo de edición dedicar un poco de tiempo a elaborar un presupuesto detallado es importante. Al profesional le ayuda a organizar el trabajo y las tareas que se ejecutarán; al futuro cliente porque sabe qué incluye y qué no lo que está contratando y pagando.

Y, sobre todo, porque muchas veces es el único documento con el que contarán las partes en caso de dudas. En otras oportunidades, tal vez haya algún tipo de acuerdo o contrato, pero mayormente se trabaja solo con presupuestos o contratos menores.

Si el proyecto no requiere de muchos servicios editoriales tal vez baste con emitir un presupuesto estándar. En él se indicarán algunas variables más que solo la tarifa final, ya que se gana claridad y tiempo.

Con más o menos detalle, mi sugerencia es que tanto los presupuestos como las propuestas editoriales más complejas incluyan:

  • Datos básicos del proveedor del servicio y del cliente, número de presupuesto y fecha.
  • Descripción de los servicios que se brindarán, uno a uno.
  • Qué incluye cada servicio editorial (incluso, si se puede, que no incluye).
  • Tiempo de validez del presupuesto.
  • Plazo de ejecución de estos servicios (importante pensar en el posible calendario editorial).
  • Condiciones, métodos y plazos de pago.

Una vez emitido y enviado el presupuesto conviene preguntar cuándo se tomará una decisión al respecto; no es presionar por una respuesta: hay que hacerlo porque esto influirá en nuestra disponibilidad para ejecutar el proyecto.

A esta altura, si nos hemos tomado el trabajo de elaborar una propuesta, es porque el proyecto nos interesa; por tanto, conviene hacer un seguimiento adecuado del presupuesto y la comunicación.

 

Un último apunte

Las fases precedentes no necesariamente tienen que ofrecerse gratis. Si una empresa no sabe cómo encarar la producción de un libro debe contratar a alguien para que se lo explique.

Y esto se paga, del mismo modo que se paga la consulta a un abogado cuando se quiere iniciar una acción legal. Para esto existen las sesiones de consultoría, el mentoring o acciones similares.

Lo mismo sucede con las propuestas de diseño. Si un cliente quiere ver dos o tres bocetos para decidir si trabajará o no contigo, tiene que ser consciente de que esto también es trabajo. Y, como trabajo que es, también se paga.

Este es un modo de ponderar el trabajo propio, el ajeno y de evitar malas prácticas por parte de ciertas empresas.

Como habrás notado —si has llegado a leer hasta aquí abajo— hacer libros para empresas no es nada simple. Pero te aseguro que, para mí, es de lo más apasionante.

    1 comentario

  1. Me gustó la claridad y explicación pormenorizada de este proceso tan complejo. Se evidencia el conocimiento y experiencia de la autora.
    Gracias

    Adelaida Espinoza

    24 octubre, 2019

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

Te presentamos la primera tienda de plantillas y cubiertas prediseñadas de libros en castellano

Maquetatulibro.com

Clic aquí y VISITA NUESTRA TIENDA

You have Successfully Subscribed!

Pin It on Pinterest